Management Assistent

Functie omschrijving

Culturele Zaken ontwikkelt cultuurbeleid en stimuleert en versterkt het kunstzinnige klimaat in de stad. In de functie van Managementassistent ben je lid van het Ondersteuningsteam. Momenteel zijn we op zoek naar een tijdelijke vervanging i.v.m. verlof van een collega voor de duur van minimaal 3 maanden. Culturele Zaken is een zelfstandig onderdeel van de gemeentelijke organisatie.

We zoeken een managementassistent pur-sang met al de nodige ervaring in het vak. Als ervaren managementassistent ben je een echte duizendpoot en ondersteun en organiseer je in de breedste zin van het woord

Indien spoed:

Spoed door medisch verlof

Je taken zijn:

  • Hoofd en MT ondersteunt op organisatorisch en secretarieel gebied;
  • Een professionele dienstverlening aanbiedt en zorgt voor continuïteit in de ondersteuning
  • Met plezier de complexe agenda’s en volle mailboxen beheert en in staat bent om in te schatten wat urgent is en wat belangrijk is in de agenda’s en mailboxen en daarover helder communiceert;
  • Ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailboxen in IBABS komen te staan en een perfecte aansluiting van Outlook en IBABS;
  • De organisatorische aspecten die bij het agendabeheer en ondersteuning van overleggen horen naadloos regelt;
  • Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de organisatie en actualiteiten in het dossier van de afdeling;
  • Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;
  • Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar zijn ;
  • Een goede pen hebt als notulist;
  • Waar nodig en mogelijk meedraait als assistent in projecten.

Functie eisen (1) en -wensen (•)

  • In het bezit van een afgeronde relevante opleiding op tenminste MBO plus niveau;
  • Heeft werk- en denkvermogen op tenminste MBO plus niveau;
  • Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als managementassistent, bij voorkeur op directieniveau;
  • Bij voorkeur recente ervaring met de werkwijze van een grote gemeentelijke organisatie, lokale bestuur en/of in een andere politiek georiënteerde omgeving;
  • Je bent bekend met de systemen die gebruikt worden of kunst deze je snel eigen maken (zoals Teams, Office, IBABS, Digitpalza)

Algemeen

Heb je interesse in deze functie?
Klik dan op de blauwe Solliciteer button op deze pagina.
En let op, want voor onze functies geldt:

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast. ZZP is niet altijd mogelijk
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.

Je kunt reageren tot

18.10.2021

Contactpersoon

P. Barendse

Benieuwd?

Meer weten over ZuidProfs? Over de manier waarop wij de beste kandidaten vinden voor je vacature? Of wat je mogelijkheden zijn als je via ZuidProfs aan het werk gaat?

Neem contact op