Manager Bedrijfsbureau Vastgoedexploitatie

Korte beschrijving speelveld

Utrecht heeft jou nodig! Vastgoedexploitatie is een onderdeel van Stadsbedrijven en houdt zich bezig met het beheer en de exploitatie van verschillende maatschappelijke accommodaties, zoals de Binnen- & Buitensportaccommodaties, de Utrechtse Zwembaden, fiets- en autoparkeergarages, Welzijn, en de vier Utrechtse Begraafplaatsen. Het team van Bedrijfsvoering houdt zich bezig met de diverse administratieve processen, het maken van rapportages en het functioneel beheer van diverse IT-applicaties en systemen. De werkzaamheden van het bedrijfsbureau betreffen bijvoorbeeld het Vastgoedloket waar de hele administratieve afhandeling plaatsvindt rondom het verhuren van locaties. Daarnaast draagt het team Vastgoedadministratie er zorg voor dat alle administratieve processen rondom het beheer en de exploitatie van alle locaties vallend onder de hierboven genoemde onderdelen, verwerkt worden in de daarvoor bestemde systemen (financieel en inkoop o.a.). Op basis van deze administratie moet er betrouwbare sturingsinformatie geleverd worden. In het team zijn een drietal gespecialiseerde adviseurs werkzaam en een tweetal functioneel beheerders van de IT-systemen.

Opdrachtomschrijving

Als Manager Bedrijfsbureau Vastgoedexploitatie geef je direct hiërarchisch leiding aan de teams Vastgoedloket (4 medewerkers + 1 adviseur), Vastgoedadministratie (7 medewerkers), 1 management assistent en 2 adviseurs (projectleider en marketing). Functioneel Beheer is tijdelijk onder een andere leidinggevende geplaatst. Naast het dagelijks leidinggeven heb je een verander/verbeteropdracht. Het bedrijfsbureau is verantwoordelijk voor het correct verwerken van alle administratieve processen. Op basis hiervan moet betrouwbare sturingsdata en financiële data opgeleverd worden. Jij gaat samen met het team zorgdragen voor het correct en efficiënt inrichten van alle processen en zorgdragen dat kennis gedeeld wordt. Als jouw opdracht klaar is zijn processen helder en duidelijk ingericht en vastgelegd, is de data betrouwbaar en krijgt het management gevraagde en betrouwbare sturingsinformatie. De medewerkers in jouw team hebben rol en taak duidelijkheid. Verantwoordlijkheden zijn helder en op de juiste plek belegd. Je zorgt ervoor dat er een gedegen structuur wordt neergelegd. Je draagt er zorg voor dat de processen en gevraagde sturingsdata voldoet aan de eisen die gesteld worden door alle partijen: behoeften van de managers van de teams en het afdelingshoofd, naast de gemeentelijke en wettelijke eisen. Vanuit deze rol zul je deelnemen aan het MT-overleg van Vastgoedexploitatie. Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht

• Opstellen van een afdelingsplan
• Opstellen van een verbeterplan en het implementeren/organiseren van de verbeteringen/ veranderingen, organisatievoorstel (processen/ functies/ organisatie)
• Leidinggeven aan afdeling bedrijfsbureau

Jij hebt/bent:

• Minimaal een afgeronde HBO/ WO opleiding.
• Aantoonbare kennis en ervaring met het begeleiden van organisatieverandering vanuit een leidinggevende positie.
• Je hebt minimaal 5 jaar relevante managementervaring (met eindverantwoordelijkheid) binnen een complexe organisatie waarin bestuurlijke sensitiviteit een belangrijke rol speelde.
• Je organiseert processen en resultaten in heldere stappen en tussenresultaten.

Competenties/vaardigheden:

• Gestructureerd, sterk in organiseren en plannen
• Analytisch vermogen
• Verbindende en communicatief vaardige leidinggevende
• Je bent resultaatgericht, proactief en doortastend

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Eisen:

1. - Minimaal een afgeronde HBO/ WO opleiding. - Aantoonbare kennis en ervaring met het begeleiden van organisatieverandering vanuit een leidinggevende positie. - Je hebt minimaal 5 jaar relevante managementervaring (met eindverantwoordelijkheid) binnen een complexe organisatie waarin bestuurlijke sensitiviteit een belangrijke rol speelde. - Je organiseert processen en resultaten in heldere stappen en tussenresultaten

Wensen:

• Je hebt minimaal een afgeronde HBO of WO opleiding
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring in een leidinggevende functie
• Je hebt recent opdrachten uitgevoerd bij een complexe uitvoeringsorganisatie
• Beschrijf je meest interessante/complexe organisatieverandering waar je sturing aan hebt gegeven en hoe je dat hebt gedaan. (500-750 woorden)

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.