Bestuursassistent

Functieomschrijving

Als bestuursassistent ondersteun je één van de wethouders van de gemeente Arnhem. Je bent de spin in het web en de steun en toeverlaat van de wethouder, waarbij je verantwoordelijk bent voor een breed scala aan taken. Dit gaat verder dan traditionele secretariële werkzaamheden zoals agendabeheer, post, mailverkeer en telefoon. Je bent het eerste aanspreekpunt voor externe partijen en onderhoudt intensief contact met collega’s binnen de organisatie en de griffie. Je bent goed op de hoogte van wat er speelt binnen de organisatie en in de stad, zodat je de juiste informatie kunt aanleveren en betrokken bent bij actuele onderwerpen.

In deze rol handel je zelfstandig zaken af, waarbij je prioriteiten goed kunt inschatten, weet wanneer je vragen moet uitzetten en onder alle omstandigheden het overzicht bewaart. Je werkt in een enthousiast team binnen het bestuurssecretariaat, onderdeel van de afdeling bestuursondersteuning en communicatie.

Wat ga je doen?

• Ondersteunen van een wethouder met diverse taken en verantwoordelijkheden
• Beheren van agenda, post, mailverkeer en telefoon
• Coördineren van (facilitaire) zaken en fungeren als spin in het web
• Onderhouden van contacten met collega’s binnen de organisatie en de griffie
• Eerste aanspreekpunt zijn voor externe partijen
• Zorgen voor een goede informatievoorziening over wat er speelt binnen de organisatie en de stad
• Zelfstandig afhandelen van zaken en bewaken van prioriteiten
• Flexibel inspelen op wisselende werkzaamheden en belangen

Wie ben jij?

• Je hebt MBO of HBO werk- en denkniveau
• Bij voorkeur heb je een afgeronde opleiding of vakgerichte cursussen zoals officemanager of managementassistent
• Je hebt aantoonbare relevante werkervaring, bijvoorbeeld als bestuurssecretaris, managementassistent of personal assistant
• Je hebt ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving
• Je bent flexibel en kunt snel schakelen in een dynamische werkomgeving
• Je werkt gestructureerd en kunt een breed scala aan werkzaamheden overzien en prioriteiten stellen
• Je bent discreet en integriteit staat bij jou hoog in het vaandel
• Je bent collegiaal en kunt omgaan met tegengestelde belangen
• Je bent bereid om aanwezig te zijn op het Stadhuis om dichtbij de wethouders te staan en het secretariaat te bemensen

Eisen:

1. De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van een erkend, afgerond en volledig diploma op minimaal MBO-niveau
2. De kandidaat werkt op het Stadhuis. Omdat we dichtbij de wethouders staan, is er altijd bezetting op het secretariaat Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet op locatie kan werken, zal uw bieding terzijde worden gelegd
3. De kandidaat heeft aantoonbaar werkervaring opgedaan als bestuursassistent, bestuurssecretaris, managementassistent of personal assistant in een politiek/bestuurlijke omgeving

Wensen:

• Bij voorkeur met een afgeronde opleiding of vakgerichte cursussen zoals officemanager of managementassistent
• Aantoonbare relevante werkervaring. Bijvoorbeeld als bestuurssecretaris, managementassistent of personal assistant
• Werkervaring in een politiek/bestuurlijke omgeving

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.