Managementsecretaresse

Functietitel

Bestuurs- en managementsecretaresse

Wat ga je doen?

• Ontzorgen van de gemeentesecretaris en het managementteam zodat zij effectief kunnen sturen
• Beheren van complexe agenda’s van de gemeentesecretaris en het MT met als doel overzicht en rust te creëren
• Organiseren en voorbereiden van MT-vergaderingen en zorgen voor verslaglegging
• Verzorgen van de agenda voor het College van B&W, inclusief agendering en publiceren na besluitvorming
• Onderhouden van interne en externe contacten namens gemeentesecretaris en management
• Afhandelen van telefoongesprekken en doelgericht uitzetten van acties
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers
• Behandelen van (vertrouwelijke) post zorgvuldig en discreet
• Fungeren als achtervang voor collega-secretaresses

Jouw profiel

• Je beschikt over organisatietalent en bestuurlijke scherpte
• Je kunt overzicht en continuïteit creëren in een bestuurlijke omgeving
• Je werkt graag samen met collega-secretaresses en bent onderling vervangbaar
• Je handelt vertrouwelijke informatie zorgvuldig en discreet af
• Je bent communicatief vaardig in het onderhouden van interne en externe contacten

Eisen:

1. Wat breng je mee?·Een mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur in secretariële of administratieve richting;·Meerdere jaren werkervaring als bestuurs-, management- of directiesecretaresse;·Ervaring met werken in een dynamische en bestuurlijke omgeving;·Je bent flexibel inzetbaar bij onverwachte situaties;·Je kunt goed prioriteren en behoudt overzicht onder druk;·Digitale vaardigheden (o.a. Outlook, Teams en bij voorkeur iBabs);·Bestuurlijke sensitiviteit, nauwkeurigheid en een proactieve werkhouding

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.