Administratief medewerker A

Administratief - Secretarieel medewerker (24–32 uur, hybride)

Als administratief en secretarieel medewerker zorg jij ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Dankzij jouw ondersteuning kunnen teammanagers, collega’s en projecten optimaal functioneren. Je draagt bij aan een goed georganiseerde dienstverlening voor inwoners, waaronder mensen die een beroep doen op bijstand én vluchtelingen die tijdelijk worden opgevangen.

Jouw werkzaamheden

Verdeling werkzaamheden: ongeveer 80% secretariële werkzaamheden en 20% administratieve ondersteuning, met name rondom bijstandsaanvragen.

Secretariële ondersteuning

• Agendabeheer voor drie teammanagers
• Inplannen van (externe) afspraken en het reserveren van vergaderruimtes
• Afhandelen van inkomende en uitgaande telefoontjes
• Organiseren van bloemen, gebak en attenties
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten, sessies en overleggen
• Wekelijks verzamelen van stukken (o.a. voor wethoudersoverleggen)
• Opstellen van agenda’s en conceptbesluitenlijsten
• Plaatsen en beheren van documenten in iBabs

Administratie & Frontoffice Actief voor Werk

• Ondersteunen bij het proces van bijstandsaanvragen en intakes
• Opvoeren van klanten in systemen
• Versturen van uitnodigingen en plannen van gesprekken
• Verdelen van intakes onder collega’s
• Afhandelen van telefoontjes en e-mails van inwoners
• Scan-, print- en archiveringswerkzaamheden
• Verwerken van betaalopdrachten

Cluster Vluchtelingenopvang

• Plannen en organiseren van overleggen
• Organiseren van bijeenkomsten binnen en buiten het gemeentehuis
• Administratieve ondersteuning bij werkzaamheden rondom de opvang van Oekraïense vluchtelingen

Wat jij meebrengt

Je krijgt energie van overzicht, plannen en ondersteunen. Je houdt meerdere ballen in de lucht, schakelt makkelijk tussen verschillende taken en doelgroepen en draagt met jouw ervaring bij aan een professionele en toegankelijke dienstverlening.

• Een afgeronde MBO-opleiding, bij voorkeur in administratieve of secretariële richting
• Ervaring als administratief en/of secretarieel medewerker
• Nauwkeurig en gemakkelijk overzicht behoudend
• Organisatorisch sterk en soepel in schakelen tussen taken
• Duidelijke en klantgerichte communicatieve vaardigheden, zowel telefonisch als schriftelijk
• Digitaal vaardig en leert systemen snel aan
• Betrouwbaar, flexibel en in staat prioriteiten te stellen

Eisen:

1. De kandidaat is aangeboden op basis van uitzenden
2. Kandidaat heeft minimaal afgeronde MBO opleiding

Wensen:

• Kandidaat heeft een afgeronde MBO opleiding in administratieve of secretariële richting
• Kandidaat heeft gemeentelijke ervaring
• Kandidaat heeft kennis van het plannen en organiseren binnen outlook. Graag toelichting hierop

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.