Projectleider Urenregistratie en Verplichtingen

Functie

Projectleider iFinanciën (workflow verplichtingenadministratie & urenregistratie)
Gemeente Raalte zoekt een ervaren projectleider voor de organisatiebrede invoering en adoptie van de modules workflow verplichtingenadministratie en urenregistratie binnen iFinanciën (PinkRoccade). De technische implementatie is reeds gerealiseerd; jouw rol richt zich op gefaseerde toepassing, implementatie, verandermanagement en borging in werkprocessen en dagelijks gebruik.

Organisatorische positionering

• Rapporteert aan: teamleider Financiën
• Werkt nauw samen met:
  • Budgethouders en prestatieakkoordverklaarders (pav’rs)
  • Medewerkers van het cluster financiën (adviseurs, financieel beheer en key-users financiën)
  • Functioneel beheer iFinanciën (DOWR)
  • Financiële administratie (DOWR)

Doel van de opdracht

Doel: realiseren van een succesvolle, gedragen en structureel geborgde toepassing van de modules workflow verplichtingenadministratie en urenregistratie, conform de in het DOWR-samenwerkingsverband afgesproken standaarden en met zoveel mogelijk uniformiteit.

Opdrachtomschrijving / Kerntaken

Algemene verantwoordelijkheid: integrale regie op organisatiebrede implementatie, adoptie en borging van beide modules, met nadruk op procesinrichting, verandermanagement en organisatorische inbedding.

Workflow verplichtingenadministratie

• Zorgdragen voor gefaseerde implementatie en toepassing conform de (geactualiseerde) budgethoudersregeling
• Implementatie en toepassing van het verplichtingenproces conform de budgethoudersregeling
• Vertaling van vastgestelde rollen en verantwoordelijkheden naar werkprocessen en werkwijzen
• Ondersteunen van budgethouders, pav’rs en het cluster financiën bij toepassing
• Optimaliseren van autorisaties en workflowstappen binnen de vastgestelde governance
• Borgen van rechtmatigheidscontroles en interne controlemaatregelen
• Inrichten van monitoring en rapportages ter ondersteuning van budgetbeheer
• Bijdragen aan betrouwbare prognoses en financiële sturing

Urenregistratie

• Gefaseerde invoering van urenregistratie
• Invoering bij de huidige projecten / projectwerkzaamheden (As is)
• Aansluiting op projectadministratie en kostentoerekening
• Vaststellen en implementeren van uniforme werkwijzen
• Inrichten van stuurinformatie en rapportages
• Bevorderen van gebruik en acceptatie binnen betrokken organisatieonderdelen

Resultaatverplichtingen

Algemeen

• Er ligt een vastgesteld en gedragen implementatie- en uitrolplan inclusief fasering
• Gebruikersgroepen zijn geïnstrueerd en begeleid
• Sleutelgebruikers zijn ingericht en gefaciliteerd
• Functioneel beheer is ingericht en overdraagbaar
• Projectdocumentatie en evaluatie zijn opgeleverd

Workflow verplichtingenadministratie

• De verplichtingenadministratie is ingericht en wordt toegepast conform de budgethoudersregeling
• Rollen en verantwoordelijkheden uit de budgethoudersregeling zijn vertaald naar uitvoerbare werkprocessen en instructies
• De module wordt aantoonbaar gebruikt bij het aangaan en vastleggen van financiële verplichtingen
• Werkinstructies, controlemaatregelen en ondersteunende documentatie zijn vastgesteld en beschikbaar
• Monitoring en rapportages ondersteunen budgetbeheer en rechtmatigheidsverantwoording

Urenregistratie — Basisimplementatie

• Urenregistratie is ingevoerd bij projectwerkzaamheden
• Er is een uniforme werkwijze vastgesteld en geïmplementeerd
• Urenregistratie ondersteunt projectsturing
• Betrokken organisatieonderdelen passen urenregistratie structureel toe

Eisen:

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider bij een overheidsinstelling
3. Aantoonbare werkervaringbij een overheidsinstellingin de afgelopen 6 jaar met het implementeren en uitrollen van financiële systemen en/of functionaliteit binnen financiële systemen, dit is expliciet benoemd in de werkervaring
4. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met het inrichten van financiële processen
5. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met veranderopgaves bij een gemeente
6. Beschikbaar per "16 maart 2026" en minimaal voor 16 uur per week beschikbaar

Wensen:

• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het implementeren of uitrollen van financiële systemen en/of functionaliteit binnen financiële systemen bij een gemeente
• Aantoonbare werkervaring met iFinancien van PinkRoccade
• Aantoonbare werkervaring met verplichtingenadministratie en urenregistratie binnen gemeenten
• Aantoonbare werkervaring met organisatieverandering en adoptietrajecten

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.