Medewerker bestuurssecretariaat

Functie: Bestuurssecretaresse

Als bestuurssecretaresse ondersteun je de burgemeester en de (aan jou toegekende) wethouder. Je bent hun eerste aanspreekpunt, beheert agenda's en zorgt voor overzicht en structuur zodat zij zich van hun beste kant kunnen laten zien.

Kerntaken

• Beheren van agenda's en coördineren van afspraken
• Dienen als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten
• Voorbereiden van afspraken en dossiers; proactief schakelen en aanvulling bieden
• Organiseren van bijeenkomsten en evenementen
• Correct en zorgvuldig e-mail- en schriftelijk verkeer
• Zorgen voor lange termijnplanning en bewaking van deadlines
• Informatie ophalen bij collega’s en externe partijen zodat afspraken vlekkeloos verlopen

Jouw profiel

• Sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden
• Je werkt gestructureerd en houdt overzicht
• Je durft een extra stap te zetten in de voorbereiding van afspraken
• Je schakelt soepel tussen verschillende taken en rollen
• Je bent scherp op lange termijnplanning en deadlinebewaking
• Enige flexibiliteit in taken, uren en einddatum is gewenst

Eisen:

1. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie in de afgelopen 6 jaren
2. Minimaal 24 uren per week beschikbaar op locatie voor de opdracht. In elk geval aanwezig in de periode van 3 tm 15 augustus ivm vakanties van collega’s

Wensen:

• 5. Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie:
• Aantoonbare werkervaring met ondersteuning van een burgemeester
• Aantoonbare werkervaring met de overgang van oud naar nieuw college
• Aantoonbare werkervaring met het bijdragen aan de doorontwikkeling van een bestuurssecretariaat
• Aantoonbare werkervaring met het samenwerken binnen een team van bestuurssecretaresses
• Aantoonbaar minimaal 24 uren per week beschikbaar op locatie voor de opdracht. In elk geval aanwezig in de periode van 3 tm 15 augustus ivm vakanties van collega’s

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.