Managementassistent

Functie

Het CBR in Rijswijk zoekt een ervaren managementassistent met ervaring op een juridische afdeling die moeiteloos schakelt in een bestuurlijke en politiek sensitieve omgeving. Je ondersteunt de manager Juridische Zaken, brengt structuur in een drukke en dynamische context en zorgt dat alles soepel, helder en gestructureerd verloopt.

Jouw verantwoordelijkheden

• Regie & structuur
  • Je houdt de complexe agenda strak in beheer en weegt belangen, gevoeligheden en urgenties zorgvuldig af.
  • Je stroomlijnt informatie, bewaakt deadlines en zorgt dat processen goed blijven lopen.
  • Je ziet knelpunten en patronen en anticipeert hier proactief op.
• Sparringpartner & adviseur
  • Je denkt inhoudelijk mee, durft tegendruk te geven wanneer nodig en bewaakt het grotere geheel.
  • Je weet precies wat urgent is en wat kan wachten.
  • Je begrijpt hoe bestuurlijke en politieke verhoudingen werken en handelt daarnaar.
• Communicatie & coördinatie
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en weet wat er speelt binnen de portefeuille van de divisiemanager.
  • Je bereidt stukken, vergaderingen en besluitvormingsprocessen zorgvuldig voor.
  • Je handelt zelfstandig mail en correspondentie af of bespreekt deze met de divisiemanager.
  • Je coördineert de planning- en controlcyclus en ondersteunt bij bestuurlijke overleggen.
  • Je bedenkt en plant samen met je collega events, variërend van jubilea tot eindejaarsvieringen voor de hele divisie op locatie.

Werklocatie en beschikbaarheid

Locatie: Rijswijk
Aanwezigheid: minimaal 4 dagen per week op kantoor: maandag, dinsdag, woensdag en donderdag.

Eisen:

1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent op directie- of senior managementniveau
2. Aantoonbare werkervaring binnen een bestuurlijke, politiek sensitieve of publieke organisatie bijv. overheid, ZBO of semi-overheid
3. Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer en prioritering in een dynamische werkomgeving
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een juridische omgeving bijv. juridische afdeling, advocatuur, compliance of bestuursrecht
5. Beschikbaar voor minimaal 32 uur per week, waarvan 4 dagen (maandag t/m donderdag) op locatie
6. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau

Wensen:

• Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, waarvan minimaal 3 jaar op directie- of bestuurlijk niveau in een *complexe organisatie
• Aantoonbare werkervaring binnen een juridische werkomgeving
• Aantoonbare werkervaring met werken in een politiek-bestuurlijke context met diverse stakeholders
• Aantoonbare werkervaring met het proactief handelen en regie nemen in een *complexe werkomgeving
• De kandidaat stelt zich voor in een korte persoonlijke motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden. Uit het CV en de motivatie blijkt tevens dat de kandidaat beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
• *Complexe organisatie: organisatie met meerdere managementlagen, diverse stakeholders en een bestuurlijke of politiek sensitieve context
• *Complexe werkomgeving: werkomgeving met hoe dynamiek, meerdere gelijktijdige prioriteiten en/of bestuurlijke of stakeholdergevoeligheid. Hiervan is sprake indien minimaal 2 van deze kenmerken aantoonbaar aanwezig zijn

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.