Bestuurssecretaresse / Management Assistent

Functieomschrijving

Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol binnen de gemeente. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers, zodat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en houdt overzicht in een dynamische omgeving.

Taken en verantwoordelijkheden

• Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en de domeinmanagers;
• Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren;
• Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
• Voorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen en portefeuillehouderoverleggen, in samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris;
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.

Werkwijze en samenwerking

Je voert uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee aan jou toegewezen bestuurs- en/of MT-leden. Je werkt volgens een uniforme werkwijze en maakt deze snel eigen, zodat je efficiënt en eenduidig samenwerkt met het team.

Gewenste vaardigheden en eigenschappen

• Kan overzicht houden in een dynamische werkomgeving;
• Ervaring met complex agendabeheer en het moeiteloos schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
• Nauwkeurig, professioneel en proactief;
• Voelt goed aan wat er speelt, anticipeert en handelt op het juiste moment;
• Gericht op het ontzorgen van het bestuur.

Eisen:

1. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als Bestuurssecretaresse en/of Management Assistent binnen een overheidsorganisatie
2. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4

Wensen:

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse / Management Assistent
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 12 jaar als Bestuurssecretaresse en/of Management Assistent
• Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of management assistent binnen een gemeente
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van vergaderingen in iBabs
• Aantoonbare werkervaring met het samenwerken met directie/secretaris
• Uiterlijk beschikbaar per 28 april 2026 voor 32 uur per week

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.