Projectassistent (team Projectmanagementbureau)

Functieomschrijving

Functie: Project assistent binnen het projectmanagementbureau. Je bent de verbindende schakel tussen de programmamanager, projectleiders en interne en externe stakeholders en draagt actief bij aan de structuur, voortgang en kwaliteit van projecten binnen het fysiek domein.

Je bewaakt voortgang op planning, budget en kwaliteit, signaleert knelpunten en komt proactief met oplossingen. In afstemming met projectleiders ondersteun je het omgevingsmanagement en onderhoud je contact met inwoners, ondernemers en andere stakeholders. Je organiseert en ondersteunt overleggen, bijeenkomsten en strategische sessies, bereidt besluitvorming voor en stelt bestuurlijke stukken op. Daarnaast verzorg je planningen, verslaglegging, documentbeheer en informatievoorziening en bewaak je in samenwerking met de financieel adviseur de financiële voortgang, inclusief budgetten en subsidies.

Projecten

• Project Oude Tempel: Gebiedsontwikkeling gericht op een natuurinclusieve realisatie van circa 220 woningen binnen een bestuurlijke driehoek van opdrachtgever(s) en projectleiding.
• Hart van de Heuvelrug / Vliegbasis Soesterberg: Regionale samenwerkingsprojecten waarin de gemeente optreedt als projecttrekker en risicodragend partner, in samenwerking met de Provincie Utrecht en de gemeente Zeist.

Taken en verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van programmamanager en projectleiders bij de uitvoering van projecten binnen het fysiek domein.
• Opstellen en bewaken van projectplanningen, actielijsten en voortgangsrapportages.
• Signaleren van knelpunten in planning, budget en uitvoering en doen van verbetervoorstellen.
• Organiseren en coördineren van overleggen, werksessies en bestuurlijke bijeenkomsten.
• Voorbereiden en opstellen van bestuurlijke stukken (zoals college- en raadsvoorstellen).
• Verzorgen van verslaglegging, documentbeheer en informatievoorziening.
• Ondersteunen bij omgevingsmanagement en contact met inwoners, ondernemers en andere stakeholders.
• Afstemmen met interne en externe betrokkenen om draagvlak en voortgang te borgen.
• Bewaken van de samenhang tussen verschillende projecten binnen het programma.
• Ondersteunen bij financiële monitoring, inclusief budgetbewaking en subsidieadministratie.

Vereiste vaardigheden en competenties

• Goede tekstuele en communicatieve vaardigheden.
• Zelfstandig functioneren en een proactieve aanpak; ongevraagd adviseren.
• Ervaring met afstemming en communicatie met inwoners, ondernemers en andere stakeholders om draagvlak te creëren.
• Samenwerken met programmamanager, projectleiders en projectondersteuning.
• Bekwaamheid in het opstellen van planningen, voortgangsrapportages en bestuurlijke nota’s.
• Bewaking van politieke, financiële en maatschappelijke impact van projecten.

Eisen:

1. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner en/of project assistent binnen een gemeentelijke organisatie
2. Aantoonbare werkervaring binnen het fysiek domein, zoals gebiedsontwikkeling of openbare ruimte
3. Beschikbaar per 1 mei 2026 voor minimaal 18 en maximaal 24 uur per week
4. Beschikbaar om woensdag fysiek op kantoor aanwezig te zijn
5. Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van bestuurlijke besluitvorming, bijvoorbeeld college- of raadsstukken

Wensen:

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner/project assistent binnen het fysiek domein en in een bestuurlijke context
• Aantoonbare werkervaring met het werken in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld met college/raad, bestuurlijke besluitvorming
• Aantoonbare werkervaring met omgevingsmanagement en het onderhouden van contact met stakeholders zoals inwoners en ondernemers
• De kandidaat voegt een persoonlijke motivatie toe (maximaal 200 woorden), waarin wordt ingegaan op: geschiktheid voor de opdracht, relevante ervaring, motivatie voor deze opdracht. De motivatie is door de kandidaat zelf geschreven
• Aantoonbare werkervaring met projectmatig werken, bijvoorbeeld Prince2 en/of IPMA

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.