Projectleider aanbesteding FInancieel Systeem

Functie

Wij zoeken een ervaren Projectleider voor de Europese aanbesteding en implementatie van een nieuw financieel systeem. De opdracht omvat de volledige voorbereiding, aanbesteding, gunning, implementatie en nazorg, met nadruk op procesoptimalisatie, digitalisering en gegevenskwaliteit.

Wat ga je doen?

Fase 1: Voorbereiding & Aanbesteding

• Opstellen van het projectplan en organiseren van afstemming binnen projectgroep, stuurgroep, Financiën, ICT/I&A en andere gremia.
• Inventariseren van wensen en eisen en vertalen naar een Programma van Eisen (PvE) en gewenste procesinrichting.
• Voorbereiden en uitvoeren van marktconsultatie (indien van toepassing).
• Begeleiden van de aanbesteding, inclusief nota’s van inlichtingen, beoordeling van inschrijvingen en advies voor gunning.
• Zorgdragen dat aanbestedingsdocumenten conform Europese regelgeving tijdig en volledig worden opgeleverd.

Fase 2: Implementatie

• Regie voeren op de implementatie samen met de gegunde leverancier.
• Beoordelen en afstemmen van het implementatieplan.
• Organiseren en begeleiden van testtrajecten, gegevensoverdracht en procesinrichting.
• Coördineren van opleidingen en bieden van ondersteuning aan gebruikers.
• Zorgen voor een soepele ingebruikname van het nieuwe systeem.

Fase 3: Procesverbetering

• Uitwerken van verbeteringen in financiële processen (budgettering, rapportages, grootboek etc.).
• Maximaal inzetten op digitalisering, standaardisatie en zaakgericht/procesgericht werken.
• Bewaken van gegevenskwaliteit, informatieveiligheid en compliance, inclusief archivering volgens Archiefwet.

Fase 4: Nazorg & Uitfasering huidige systeem

• Begeleiden van de stabilisatiefase.
• Voorbereiden en uitvoeren van de uitfasering van het oude pakket.
• Borgen van documentatie, beheerafspraken en overdracht.

Je werkt samen met

• Projectteam (Financiën, I&A, Inkoop, Functioneel Beheer)
• Stuurgroep
• Leveranciers en implementatiepartner
• Gebruikersgroepen binnen de organisatie
• Experts op het gebied van informatieveiligheid, privacy en architectuur

Verantwoordelijkheden

• End-to-end verantwoordelijkheid voor het aanbestedings- en implementatietraject.
• Tijdige oplevering van alle documenten (PvE, projectplan, beoordeling, gunningsadvies).
• Leidinggeven aan projectteam en werkgroepen.
• Coördineren van communicatie en besluitvorming.
• Signaleren van knelpunten, risico’s en afhankelijkheden.
• Bewaken van projectscope, planning, budget en kwaliteit.
• Zorgen voor aansluiting op de gemeentelijke informatiearchitectuur en op bestaande applicaties.

Profiel

Gewenst: Ervaren Projectleider met aantoonbare ervaring in aanbesteding en implementatie van financiële systemen, procesoptimalisatie en samenwerking met ICT, financiën en beveiliging/privacy stakeholders.

Eisen:

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau
2. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als Projectleider met Europese aanbestedingen bij een gemeente
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met het implementeren van financiële systemen bij een overheidsinstelling
4. Aantoonbare werkervaring met het aanbesteden en implementeren van 3 verschillende financiële systemen bij een gemeente, deze systemen zijn expliciet benoemd in de werkervaring
5. De kandidaat stelt zich voor in een korte persoonlijke motivatie, hoe de kandidaat een onafhankelijke positie waarborgt voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met begeleiden van nazorg en uitfasering van een aanbesteding
• Aantoonbare werkervaring met optimaliseren en digitaliseren van processen binnen financiele afdeling bij een gemeente, dit is uitgewerkt met concrete voorbeelden welke resultaten hiermee zijn behaald
• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente met informatievoorziening, architectuurprincipes en beveiligingskaders
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met het implementeren van financiële systemen bij een overheidsinstelling

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.