Bestuurssecretaresse

Functie

Als ervaren bestuurssecretaresse ondersteun je één of meerdere bestuurders (wethouders en/of burgemeester). Je fungeert als spil tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties en draagt bij aan rust, structuur en overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving.

Taken en verantwoordelijkheden

Belangrijkste werkzaamheden

• Complex agendabeheer en prioritering van afspraken
• Coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom
• Voorbereiden van overleggen en zorgdragen voor volledige dossiers
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten (telefonisch, per e-mail en schriftelijk)
• Ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen (bijv. Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie)
• Coördinatie, uitvoering en ondersteuning bij werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen

Koninklijke Onderscheidingen

Als behandelaar Koninklijke Onderscheidingen ben je verantwoordelijk voor het volledige proces

• Adviseren: Je adviseert voorstellers (aanvragers) over de mogelijkheden en voorwaarden voor een lintje
• Toetsen: Je beoordeelt binnengekomen voordrachten op volledigheid en inhoudelijke criteria, zoals vrijwilligerswerk, bijzondere initiatieven en de duur daarvan
• Dossieropbouw: Je stelt complete en zorgvuldig onderbouwde dossiers op voor de burgemeester en de Kanselarij der Nederlandse Orden
• Coördinatie: Je organiseert en coördineert het proces rondom de jaarlijkse Lintjesregen en uitreikingen bij bijzondere gelegenheden
• Communicatie: Je onderhoudt contact met voorstellers, ondersteuners en de Kanselarij

Eisen:

1. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi), incl. juiste SBI Code
2. Indien de opdrachtnemer personeel te beschikkingstelt moet de inschrijver beschikken over een geldige certificering van de Stichting Normering Arbeid (SNA) op basis van de norm NEN 4400-1 (voor Nederlandse ondernemingen) of NEN 4400-2 (voor buitenlandse ondernemingen)
3. Minimaal een aantoonbaar afgeronde mbo 4 opleiding
4. Minimaal 3 jaar werkervaring als (bestuurs) secretaresse binnen een overheidsinstelling
5. Kandidaat is beschikbaar per mei 2026 voor gemiddeld 24 tot 28 uur per week en kan werken op woensdag en vrijdag. Andere dag is in overleg

Wensen:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met complex agendabeheer bestuurders (bijv. wethouder, burgemeester, directie) benoem tenminste 2 opdrachtgevers waar dit van toepassing was en waar de complexiteit vandaan kwam
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar als bestuurssecretaresse bij een gemeente
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het coördineren, uitvoeren en begeleiden van trajecten rondom koninklijke onderscheidingen,

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.