Adviseur Informatiebeheer (DIV) Senior

Functie

Functietitel: (Senior) Adviseur Informatiebeheer (DIV)

Je verzorgt de voortgang en afhandeling van lopende en nieuwe werkzaamheden op het gebied van informatiebeheer, met focus op advies, ondersteuning en uitvoering binnen de geldende wet- en regelgeving.

Taken en verantwoordelijkheden

Algemeen

• Toetsen van dossiers aan Archiefwet, Archiefbesluit, selectielijsten en bewaartermijnen; adviseren en motiveren van de toepassing van wet- en regelgeving.
• Opstellen en actualiseren van richtlijnen en werkinstructies voor dossiervorming en archivering bij nieuwe casussen.
• Signaleren van knelpunten in archief- en informatiebeheer en formuleren van verbetervoorstellen.
• Fungeren als sparringspartner van de informatiemanager op het snijvlak van informatiemanagement en informatiebeheer.
• Vervullen van een coördinerende rol binnen het informatiebeheer.

Zaakgericht werken

• Optreden als inhoudelijk specialist en vraagbaak voor zaakgericht werken en afstemming met applicatiebeheerders.
• Meedenken over procesinrichting van zaaktypen, documentstromen en dossiervorming.
• Adviseren en begeleiden van medewerkers bij eenduidige registratie en dossiervorming in het zaaksysteem en uitvoeren van kwaliteitscontrole van dossiers.

MS365 en archief

• Adviseren over het gebruik van MS365 (Teams, SharePoint, OneDrive) als onderdeel van de informatiehuishouding en archiefomgeving.
• Meedenken over een beheerbare structuur (informatiearchitectuur, mappen/dossiers, autorisaties, bewaarbeleid).

Kwaliteitshandboek en kwaliteitsborging

• Inhoudelijke inbreng leveren in het kwaliteitshandboek (procedures, werkinstructies, kwaliteitseisen).
• Knopen doorhakken bij complexe casussen en zorgen voor duidelijke vastlegging van keuzes.

Afstemming met externe partijen

• Contact onderhouden met Regionaal Archief Nijmegen (RAN), provincie en omgevingsdienst over archief- en informatiebeheer.

Uitfasering en migratie

• Adviseren over uitfasering- en migratievoorstellen (scope, aanpak, risico’s, planning, kwaliteitseisen).
• Zorgen dat bij migraties archiefkwaliteit, metadata en herleidbaarheid (audittrail) geborgd blijven, in samenwerking met applicatiebeheerders.

Eisen:

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van Informatiedienstverlening, Documentaire Informatievoorziening en of SOD I/SOD II
2. Aantoonbare kennis van de archiefwet, archiefbesluit en archiefregeling, maar ook de selectielijsten en bewaartermijnen
3. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in informatiebeheer DIV, waaronder het toetsen van dossiers aan wet en regelgeving, advisering over dossiervorming en archivering en uitvoering en begeleiding van informatiebeheerprocessen
4. Minimaal 2 jaar werkervaring binnen een overheidsorganisatie bij voorkeur gemeente of gemeenschappelijke regeling
5. Aantoonbare ervaring met zaakgericht werken binnen een zaaksysteem, waaronder ervaring met zaakdossiers, registratie en dossiervormingsafspraken en het begeleiden van gebruikers
6. Beschikbaar per 15-07-2026 voor het aantal afgesproken uren per week
7. Bereidheid tot fysieke aanwezigheid op kantoor, minimaal 2 dagen per week

Wensen:

• Aantoonbare senior werkervaring als Medewerker DIV
• Kennis van wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, AVG en Woo
• Ervaring met meerdere systemen en digitalisering zoals XXLNC Zaken, Corsa en MS365 ( benoem deze in het cv )
• Aantoonbare ervaring in adviserende en communicatieve vaardigheden
• Aantoonbare werkervaring binnen vergelijkbare overheidsorganisaties

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.