Archieftoezicht en Advies Informatiebeheer

Functie

Specialist archief- en informatiebeheer (inspecties, rapportage en advies)

Doel van de functie

Jij draagt aantoonbaar bij aan de verbetering van de kwaliteit, rechtmatigheid en duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding van deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen door onafhankelijk toezicht, het opleveren van inspectierapportages en het geven van specialistisch advies.

Kernactiviteiten

• Archieftoezicht: Uitvoeren van afgeronde audits en onafhankelijke beoordelingen van de informatiehuishouding op basis van wettelijke vereisten, kwaliteitseisen en normen voor duurzame toegankelijkheid; opstellen van inspectierapportages met bevindingen, risico's, conclusies en concrete verbeteradviezen; inzicht geven in naleving van de Archiefwet en benodigde verbetermaatregelen.
• Advies en ontwikkeling: Verstrekken van wettelijke adviezen (overbrenging, vervanging, openbaarheid, archivering); optreden als adviseur archief- en informatiebeheer voor deelnemende gemeenten en organisaties; bijdragen aan beleidsontwikkeling; vertalen van vak- en wetsontwikkelingen naar verbeteringen voor deelnemende organisaties en de dienstverlening; aandacht voor gebruik en toegankelijkheid van blijvend te bewaren archieven binnen de informatieketen.
• Relatiebeheer: Actief deelnemen aan relevante overlegstructuren; heldere terugkoppeling over bevindingen, risico's, voortgang en verbetermaatregelen richting betrokken stakeholders; versterken van samenwerking tussen deelnemende organisaties op het gebied van informatie- en archiefbeheer.

Resultaten en deliverables

• Minimaal 3 afgeronde inspectietrajecten inclusief rapportage, bevindingen, risicoanalyse en verbeteradviezen.
• Minimaal 3 vastgelegde opvolgtrajecten met inzicht in de status van verbetermaatregelen.
• 6 bestuurlijke of ambtelijke voortgangs- en adviesgesprekken met vastgelegde afspraken en vervolgacties.
• 50 tot 75 inhoudelijke adviezen ter ondersteuning van organisatie bij naleving van wet- en regelgeving en verbetering van de informatiehuishouding.
• Aantoonbare signalering van risico's en verbetermogelijkheden binnen de informatiehuishouding van deelnemende organisaties.
• Bijdrage aan verdere professionalisering van dienstverlening door kennisdeling, beleidsinput en verbetervoorstellen.

Werkwijze en positionering

Je werkt zelfstandig en in nauwe afstemming met collega’s die zich bezighouden met relatiebeheer, archieftoezicht, advisering en overbrenging. Je neemt actief deel aan relevante overlegstructuren en stemt terugkoppeling en voortgang af met betrokken stakeholders.

Functie-eisen

• Opleiding: Diploma Archivistiek of een vergelijkbare opleiding op het gebied van informatiemanagement.
• Ervaring: Minimaal 3 jaar relevante werkervaring op het gebied van informatiebeheer en archieftoezicht; aantoonbare ervaring met advisering binnen de publieke sector.
• Kennis: Bekend met de Archiefwet, aanverwante wet- en regelgeving en (digitale) archivering in de praktijk; kennis van relevante informatiesystemen en technologische ontwikkelingen.
• Affiniteit: Affiniteit met publieke informatievoorziening.

Eisen:

1. Contractering verloopt via de firma Haert. - Het contract verloopt via de firma Haert. Zie https://www.haert.nl/organisaties/contractmanagement

Wensen:

• Ervaring, profiel, visie en referenties - Beoordeling op: - Passende opleidingsrichting; - Gevraagde kennis van relevante wet- en regelgeving en toepassing daarvan; - Mate van kennis van implementatie Archiefwet 2026 en digitale archivering; - Aantoonbare ervaring in het uitvoeren van archiefinspecties; - Ervaring in de toepassing van verschillende werkwijzen van toezicht; - Ervaring in advisering over informatie- en archiefbeheer - Inzicht in adviesvraagstukken gemeentelijke informatiehuishouding; - Concrete en uitvoerbare aanpak voor versnelling en aangetoonde resultaten - Aansluiting bij interne en externe samenwerking en maatschappelijke impact archiefdiensten; - Ervaring met publieke organisaties en archiefdiensten - Communicatie en voortgangsrapportage
• Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria. De top 3 inschrijvingen wordt uitgenodigd voor een verdiepend interview. De interviews worden op dinsdag 28 juli gehouden. U dient die dag beschikbaar te zijn voor het interview

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.