Twee opvangcoördinatoren voor Oekraïense ontheemden

Functieoverzicht

Als opvangcoördinator ben je eindverantwoordelijk voor de opvang van Oekraïense bewoners op twee locaties. De functie kent per locatie een verschillende invulling: bij de ene locatie coördineer en voer je de dagelijkse opvang en exploitatie, bij de andere locatie vervul je een regisserende en verbindende gemeentelijke rol richting de uitvoerende partij. De functie wordt uitgevoerd door twee coördinatoren die gezamenlijk verantwoordelijk zijn. Beide coördinatoren zijn 24 uur per week inzetbaar en hebben één vaste overlappende werkdag voor afstemming en overdracht. Een zichtbare en toegankelijke aanwezigheid op de opvanglocatie is essentieel; thuiswerken is in overleg mogelijk, maar geen standaardonderdeel van de functie. Bij ernstige calamiteiten kun je ook buiten werktijden benaderd worden.

Taken en verantwoordelijkheden (algemeen)

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor bewoners bij vragen, zorgen en praktische zaken; signaleren en doorverwijzen waar nodig.
• Bieden van een luisterend oor en een vertrouwde gesprekspartner zijn, met begrip voor persoonlijke verhalen en uitdagingen.
• Zorgdragen voor een veilige, leefbare en respectvolle woonomgeving; signaleren van knelpunten, incidenten en ontwikkelingen en zorgen voor opvolging of opschaling.
• Onderhouden van contacten met gemeentelijke collega’s, betrokken partners, vrijwilligersorganisaties en andere relevante partijen.
• Afstemmen met gemeentelijke overleggroepen over werkafspraken, casuïstiek en benodigde maatregelen.
• Organiseren en afstemmen van doorverwijzingen en afspraken rondom onderwijs, medische zorg en andere voorzieningen voor bewoners.
• Bijhouden en verwerken van mutaties in de bezetting van de opvanglocaties.
• Afstemmen van de inzet en coördinatie van vrijwilligers.
• Bevorderen van heldere communicatie tussen alle betrokken partijen.

Specifieke taken — locatie: Dienstencentrum

• Dagelijkse coördinatie, uitvoering en totale exploitatie van de opvanglocatie.
• Zichtbare en toegankelijke aanwezigheid op locatie om contact met bewoners te onderhouden en signalen tijdig op te vangen.
• Coördineren van de dagelijkse gang van zaken, signaleren en adresseren van knelpunten.
• Onderhouden van contacten met medewerkers, facilitaire partijen, beveiliging, regiogemeenten, inwoners en externe partners.
• Afstemming over receptie, onderhoud, inrichting, inventaris en verstrekking van startpakketten aan nieuwe bewoners.
• Ontvangen van nieuwe bewoners en verzorgen van een passende introductie.

Specifieke taken — locatie: Hoefijzergebouw

Bij deze locatie wordt de dagelijkse woon- en programmabegeleiding uitgevoerd door de uitvoerende partij. De opvangcoördinator vervult namens de gemeente een regisserende en verbindende rol.

• Fungeren als gemeentelijk aanspreekpunt voor de locatiemanager van de uitvoerende partij en periodiek afstemmen over uitvoering en aandachtspunten.
• Organiseren en faciliteren van structureel overleg tussen gemeente en uitvoerende partij; zorgen voor goede afstemming over verantwoordelijkheden en werkafspraken.
• Beschikbaar zijn als sparringpartner bij vraagstukken, knelpunten of situaties die aanvullende afstemming met de gemeente vereisen.
• Ondersteunen bij incidenten, complexe casuïstiek en situaties waarbij opschaling binnen de gemeente of regio nodig is.
• Verbinden van de uitvoerende partij met gemeentelijke betrokkenen, regionale partners en regiogemeenten wanneer aanvullende inzet of besluitvorming nodig is.
• Bewaken van de gemeentelijke betrokkenheid en verantwoordelijkheid voor de opvang op locatie.

Verhuizing en overgang

• Begeleiden van bewoners bij verhuizing naar een nieuwe opvanglocatie.
• Coördineren van de operationele overgang en afstemming van gewijzigde afspraken rondom beveiliging en facilitaire zaken.
• Ondersteunen bij eventuele aanpassingen in de invulling van de opdracht na verhuizing, afhankelijk van toekomstige huisvestingssituatie.

Werktijden en inzet

• Beide coördinatoren werken 24 uur per week.
• Er is één vaste overlappende werkdag voor afstemming en overdracht.
• Zichtbare aanwezigheid op locatie is essentieel; thuiswerken is in overleg mogelijk maar geen standaardonderdeel van de functie.
• Bij ernstige calamiteiten kunnen coördinatoren buiten werktijden benaderd worden.

Profiel

• Zelfstandig, flexibel en daadkrachtig.
• Gemakkelijk schakelen tussen bewoners, de gemeentelijke organisatie en externe partners.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Vermogen om zowel in de dagelijkse praktijk als tijdens incidenten rust, overzicht en structuur te behouden.
• Betrokken en proactieve houding, met aandacht voor een veilige en leefbare opvang.

Eisen:

1. (Uiterlijke) startdatum op 1 november 2026
2. De kandidaat beschikt over minimaal drie jaar werkervaring in een
3. coördinerende rol
4. De kandidaat beschikt over hbo-werk en denkniveau

Wensen:

• Je hebt ervaring met de doelgroep nieuwkomers
• Je beschikt over communicatieve en schriftelijke adviesvaardigheden
• Je bent organisatorisch sterk
• Je kunt zelfstandig je werk uitvoeren en kunt goed samenwerken
• Toelichting op de motivatie om de rol van opvangcoördinator van een opvang voor Oekraïners op te nemen
• Flexibiliteit en aanpassingsvermogen in het dagelijks coördineren van de opvanglocatie voor Oekraïense ontheemden
• Beheersing van de Nederlandse taal en interculturele communicatie. Beheersing van de Oekraïense taal is een pré

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.