Bestuurssecretaresse

Functietitel

Bestuurssecretaresse / Bestuurs- en directieondersteuner
Uren: 32 uur per week

Wat ga je doen?

• Je biedt inhoudelijke, secretariële en administratieve ondersteuning aan bestuur en directie.
• Je organiseert en optimaliseert het proces ten aanzien van het aanleveren van stukken richting bestuur.
• Je bewaakt en verzorgt het proces omtrent de voortgang en afdoening van vergaderingen en besluiten.
• Je levert, waar nodig en in samenwerking met communicatie, een bijdrage aan de uitvoering van kabinetszaken (representatieve taken van de burgemeester en wethouders).
• Je levert daar waar nodig, in afstemming met andere bestuurssecretaresses, een bijdrage aan het collegeproces en de daarbij behorende stukkenstroom.

Wat vragen wij van jou?

• Je hebt een afgeronde MBO-opleiding.
• Je beschikt over ervaring als bestuurs- en directieondersteuner, bij voorkeur binnen een gemeente.
• Je hebt ervaring met complex agendabeheer en het voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen.
• Je hebt ervaring met iBabs.
• Ervaring met kabinetstaken is een pre.
• Je beschikt over uitstekende schriftelijke en communicatieve vaardigheden.
• Je bent kwaliteitsgericht en hebt oog voor details.
• Je legt makkelijk verbindingen en bent sensitief en proactief.

Eisen:

1. Gemeente Altena stelt een laptop in bruikleen ter beschikking om de werkzaamheden voor gemeente Altena op uit te voeren. Opdrachtgever is ermee akkoord dat deze laptop ter beschikking gesteld wordt. Kandidaat stemt ermee in om deze laptop te gebruiken voor het uitvoeren van de werkzaamheden en zal hiervoor een bruikleenovereenkomst ondertekenen via Flex-West-Brabant
2. Kandidaat heeft een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau
3. Kandidaat heeft recente ervaring als bestuurs- of directiesecretaresse in een gemeentelijke of (semi)overheidsorganisatie
4. Kandidaat beschikt over 1 of over meer referenties
5. Kandidaat heeft ervaring met werken binnen een gemeentelijke organisatie
6. Kandidaat heeft ervaring met IBabs

Wensen:

• Kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar ervaring als bestuurs- en directiesecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie
• Kandidaat heeft recente ervaring met notuleren
• Kandidaat heeft recente ervaring met het werken met Ibabs
• Kandidaat heeft ervaring met het begeleiden van de stukkenstroom richting college
• Kandidaat past binnen het team
• Kandidaat beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en kan op verschillende niveaus communiceren
• Kandidaat beschikt over politieke en bestuurlijke sensitiviteit
• Kandidaat is proactief
• Kandidaat is kwaliteitsgericht

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.