Managementassistente bestuur

Functie

Als managementassistent bestuur ondersteun je de gemeentesecretaris en directiesecretaris en zorg je dat bestuurlijke processen soepel verlopen. Je haalt voldoening uit complex agendabeheer, het plannen van vergaderingen en het ontzorgen van bestuurders.

Jouw verantwoordelijkheden

• Optreden als rechterhand van de burgemeester: bewaken van deadlines en prioriteiten, en acties voorbereiden.
• Het eerste aanspreekpunt zijn voor interne en externe contacten van de burgemeester.
• Uitvoeren van complex agendabeheer en plannen van afspraken.
• Inkomende post en e-mail verwerken en vertrouwelijke stukken voorleggen aan bestuurders.
• Coördineren van vergaderstukken en deze in de systemen plaatsen.
• Algemene telefonie- en secretariaatstaken uitvoeren en verzoeken afhandelen.

Eisen:

1. We willen jou graag leren kennen als jij:
2. Het hoofd koel houdt, zelfs in drukke tijden. Je stelt prioriteiten en zorgt voor rust in de agenda’s van de burgemeester. Met jouw oog voor detail en het vermogen om verbanden te leggen tussen e-mails, agenda’s en acties, verloopt alles soepel. Je bent proactief, bereidt waar mogelijk acties voor en lost uitdagingen op voordat ze problemen worden. Je weet goed aan te voelen wat een bestuurder nodig heeft en communiceert representatief en assertief, met gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen. Integriteit en samenwerking zijn jouw kernkwaliteiten: je handelt zorgvuldig en betrouwbaar en zoekt actief verbinding met collega’s om samen resultaten te behalen
3. Het is helemaal fijn als je:
4. Beschikt over mbo / hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële of administratieve opleiding
5. Aantoonbare werkervaring hebt in een vergelijkbare functie en/of binnen een overheidsorganisatie
6. Energie krijgt van het plannen en herplannen van afspraken
7. De Nederlandse taal uitstekend beheerst, zowel mondeling als schriftelijk, en bij voorkeur ook basiskennis hebt van de Duitse taal

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.