Managementassistent Directiesecretariaat

Managementassistent Directiesecretariaat

Als Managementassistent Directiesecretariaat ben je de steun en toeverlaat van één van de directeuren. Je verzorgt secretariële en facilitaire zaken, bekleedt een vertrouwenspositie en fungeert zowel intern als extern als aanspreekpunt en representatief visitekaartje.

Wat ga je doen?

• Ondersteuning op directieniveau: dienen als eerste aanspreekpunt voor één van de directeuren, optreden als sparringpartner en actief betrokken zijn bij werkzaamheden van de directeur.
• Secretariële & administratieve regie: verzorgen van schriftelijke correspondentie, complex agendabeheer, archivering en bewaken van voortgang van actiepunten.
• Vergaderstructuur optimaliseren: grondig voorbereiden, structureren en verzorgen van verslaglegging van (directie)vergaderingen.
• Facilitaire organisatie: zelfstandig organiseren van bijeenkomsten en grotere vergaderingen inclusief bijbehorende faciliteiten.
• Bestuurlijke sensitiviteit: het feilloos aanvoelen van actuele en gevoelige bestuurlijke en ambtelijke onderwerpen en processen.
• Samenwerking: nauw samenwerken met een team van assistentes en elkaar onderling ondersteunen.

Wat breng je mee?

• Opleiding: HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting (Directie-)Managementassistent.
• Werkervaring: minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie op directieniveau.
• Kennis & systemen: uitstekende ervaring met MS Office, in het bijzonder Office 365 en SharePoint.
• Talen: uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Competenties: sterk organisatievermogen (plannen en structureren), teamspeler, resultaat- en klantgericht, flexibel en discreet.

Praktische informatie

• Uren: 28 uur per week; extra uren in overleg.
• Opdrachtvorm: niet geschikt voor ZZP'ers.
• Standplaats: hoofdkantoor in Amsterdam met een moderne, hybride werkomgeving.

Eisen:

1. Opleidingsniveau: HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van (Directie-) Managementassistent
2. Werkervaring: Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke, ondersteunende functie op directieniveau
3. Uitstekende ervaring met MS Office, in het bijzonder Office 365 en SharePoint
4. Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift
5. Aanvraag is voor 28 uur per week, Extra uren in overleg

Wensen:

• Bij voorkeur HBO werk- en denkniveau in de richting van (Directie-) Managementassistent
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke, ondersteunende functie op directieniveau

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.