Coördinator opvanglocaties

Over de functie

Je coördineert en organiseert de dagelijkse bedrijfsvoering van gemeentelijke opvanglocaties voor vluchtelingen, waaronder statushouders en Oekraïense ontheemden. Je draagt bij aan een veilige, leefbare en doelmatig georganiseerde opvang en vormt de operationele schakel tussen de locaties, het management, gemeentelijke vakdisciplines en samenwerkingspartners.

Wat ga je doen?

Coördinatie en dagelijkse organisatie

• Coördineren van de dagelijkse gang van zaken op de opvanglocaties.
• Fungeren als operationeel aanspreekpunt voor betrokken gemeentelijke medewerkers en vrijwilligers.
• Werkzaamheden en bijzonderheden afstemmen met de managers opvanglocaties en gemeentelijke vakdisciplines.
• Onderhoudspartijen ontvangen en begeleiden die onder regie van Vastgoed worden ingezet.
• Toezien op de naleving van afspraken tussen de gemeente en de exploitant van opvanglocatie Carlton.
• Bewoners en andere betrokkenen informeren over zaken die betrekking hebben op de opvanglocaties.

Leefbaarheid, veiligheid en bewonersbegeleiding

• Zorgen voor een veilige en leefbare verblijfsomgeving binnen de opvanglocaties.
• Vluchtelingen en statushouders ondersteunen bij praktische vragen over hun verblijf in Westland en hen doorverwijzen naar het juiste gemeentelijke loket of de juiste samenwerkingspartner.
• Sturen op een passende bezetting, rekening houdend met beschikbare capaciteit en sociale samenstelling.
• De in- en uitstroom van bewoners coördineren.
• Toezien op de naleving van de huisregels en bewoners hierop aanspreken.
• Bijdragen aan bewustwording bij ouders, volwassenen en kinderen over gewenst en vereist gedrag op de opvanglocatie.
• Waar nodig, samen met gemeentelijke consulenten, gesprekken voeren over ingrijpende besluiten rondom de opvang van bewoners.
• Misstanden en veiligheidsvraagstukken signaleren en bespreken met de managers opvanglocaties.

Financiële en administratieve uitvoering

• Zorgvuldig en doelmatig omgaan met de gemeentelijke middelen die aan jou zijn toevertrouwd.
• Toezien op een sobere en doelmatige uitvoering van activiteiten op de opvanglocaties.
• Benodigde informatie aanleveren en registreren in het regionale registratiesysteem voor opvang.
• Binnen de afgesproken werkwijze de betaling van de eigen bijdrage door bewoners bewaken.
• Informatie aanleveren voor financiële monitoring en verantwoording.

Calamiteiten en escalatie

• Binnen de gemeentelijke afspraken inzetbaar zijn bij calamiteiten buiten reguliere kantoortijden.
• Incidenten en urgente operationele vraagstukken afstemmen met de verantwoordelijke managers en gemeentelijke vakdisciplines.
• Ervoor zorgen dat relevante signalen tijdig binnen de gemeentelijke organisatie worden gedeeld en opgepakt.

Beleidsvoorbereiding en advisering

• Structurele knelpunten en ontwikkelingen op de opvanglocaties signaleren en bespreken met het verantwoordelijke management.
• Vanuit de uitvoeringspraktijk meedenken over oplossingen voor opvangvraagstukken.
• Informatie aanleveren voor beleidsontwikkeling, monitoring en gemeentelijke financiële processen.
• Bezettings- en capaciteitsinformatie over de opvanglocaties beschikbaar stellen.
• Vanuit je inhoudelijke verantwoordelijkheid bijdragen aan de beantwoording van college- en raadsvragen over Opvang Vluchtelingen en Statushouders.
• Ontwikkelingen uit de dagelijkse praktijk vertalen naar aandachtspunten voor beleid en uitvoering.

Met wie werk je samen?

Je werkt samen met gemeentelijke disciplines zoals BRP, Inburgering, Vastgoed en Veiligheid. Ook stem je af met onder andere SKT, Vitis, RCVS, IND-ketenpartners, VluchtelingenWerk en COA.

• Bijdragen aan de aanpak van sociale casuïstiek, samen met de verantwoordelijke professionals.
• Namens de gemeentelijke opvang deelnemen aan het regionale overleg van locatiecoördinatoren Oekraïne.
• Fungeren als aanspreekpunt voor omwonenden en omliggende bedrijven.
• Contact onderhouden met de directe omgeving van de opvanglocaties.
• Signalen van bewoners, de omgeving en samenwerkingspartners op de juiste plek binnen de gemeentelijke organisatie onder de aandacht brengen.

Eisen:

1. Een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau
2. Minimaal 3 jaar werkervaring als locatiecoördinator, locatiemanager of in een vergelijkbare coördinerende functie
3. Aantoonbare werkervaring met de opvang en/of begeleiding van vluchtelingen, statushouders en/of Oekraïense ontheemden binnen of in opdracht van een overheidsorganisatie
4. Aantoonbare ervaring met het coördineren van de dagelijkse bedrijfsvoering op opvanglocaties, waaronder veiligheid, leefbaarheid, bezetting en in- en uitstroom

Wensen:

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met gemeentelijke opvanglocaties voor vluchtelingen, statushouders en/of Oekraïense ontheemden
• Aantoonbare werkervaring met het aansturen of coördineren van externe dienstverleners, zoals beveiliging, onderhoud, vastgoedpartijen en/of exploitanten
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met complexe sociale casuïstiek, bewonersgesprekken, handhaving van huisregels en/of het voeren van slechtnieuwsgesprekken
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met samenwerking met relevante ketenpartners, zoals COA, VluchtelingenWerk, IND en partijen binnen het sociaal domein
• Aantoonbare werkervaring met het registreren en rapporteren over bezetting, in- en uitstroom en andere opvanggegevens
• Aantoonbare werkervaring met het signaleren van veiligheids- en leefbaarheidsvraagstukken en hierover adviseren van management en/of beleid

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.