Bestuurssecretaresse

Bestuurs- en directieondersteuner

Omvang: 32 uur per week

Wat ga je doen?

• Je biedt inhoudelijke, secretariële en administratieve ondersteuning aan bestuur en directie.
• Je organiseert en optimaliseert het proces voor het aanleveren van stukken aan het bestuur.
• Je bewaakt en verzorgt de voortgang en afhandeling van vergaderingen en besluiten.
• Waar nodig draag je, in samenwerking met communicatie, bij aan kabinetszaken: representatieve taken van de burgemeester en wethouders.
• In afstemming met andere bestuurssecretaresses draag je waar nodig bij aan het collegeproces en de bijbehorende stukkenstroom.

Wat breng je mee?

• Een afgeronde mbo-opleiding.
• Ervaring als bestuurs- en directieondersteuner, bij voorkeur binnen een gemeente.
• Ervaring met complex agendabeheer en het voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen.
• Ervaring met iBabs.
• Uitstekende schriftelijke en communicatieve vaardigheden.
• Een kwaliteitsgerichte werkwijze en oog voor detail.
• Je legt makkelijk verbindingen en bent sensitief en proactief.

Pré: ervaring met kabinetstaken.

Eisen:

1. Gemeente Altena stelt een laptop in bruikleen ter beschikking om de werkzaamheden voor gemeente Altena op uit te voeren. Opdrachtgever is ermee akkoord dat deze laptop ter beschikking gesteld wordt. Kandidaat stemt ermee in om deze laptop te gebruiken voor het uitvoeren van de werkzaamheden en zal hiervoor een bruikleenovereenkomst ondertekenen via Flex-West-Brabant
2. Kandidaat heeft een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau
3. Kandidaat heeft recente ervaring als bestuurs- of directiesecretaresse in een gemeentelijke of (semi)overheidsorganisatie
4. Kandidaat beschikt over 1 of over meer referenties
5. Kandidaat heeft ervaring met werken binnen een gemeentelijke organisatie
6. Kandidaat heeft recente ervaring met complex agendabeheer
7. Kandidaat heeft ervaring met IBabs

Wensen:

• Kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar ervaring als bestuurs- en directiesecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie
• Kandidaat heeft recente ervaring met notuleren
• Kandidaat heeft recente ervaring met het werken met Ibabs
• Kandidaat heeft ervaring met het begeleiden van de stukkenstroom richting college
• Kandidaat past binnen het team
• Kandidaat beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en kan op verschillende niveaus communiceren
• Kandidaat beschikt over politieke en bestuurlijk sensitiviteit
• Kandidaat is proactief
• Kandidaat is kwaliteitsgericht

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.