Administratief Medewerker

Functieomschrijving

Je biedt administratieve ondersteuning aan een projectorganisatie. Je legt externe afspraken vast voor de projectleider, de projectgroep en vijf teamleden, verzorgt agendabeheer, maakt verslagen van interne overleggen en zorgt voor een accurate bereikbaarheid van de projectorganisatie. Voor externe partners ben je het aanspreekpunt bij praktische vragen over afspraken en activiteiten namens de projectorganisatie.

Opdracht

Wij zoeken een enthousiaste en proactieve administratief ondersteuner die energie haalt uit een dynamische werkomgeving. Je brengt overzicht en structuur aan in hectische situaties, bent organisatorisch sterk, houdt het hoofd koel en stelt goede prioriteiten.

Belangrijkste werkzaamheden

• Vastleggen van externe afspraken voor projectleider, projectgroep en teamleden
• Beheren van agenda's en mailboxen
• Maken van verslagen van interne overleggen
• Zorgen voor bereikbaarheid van de projectorganisatie
• Aanspreekpunt zijn voor externe partners bij praktische vragen over afspraken en activiteiten
• Opstellen en versturen van mailingen
• Ondersteunen bij overige administratieve processen binnen het project
• Zorgen dat communicatie en processen soepel verlopen

Gevraagde kennis en ervaring

• Ruime ervaring met Microsoft Outlook en aanverwante Office-programma's
• Ervaring met mailingprogramma's, zoals La Posta
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden
• Vermogen om overzicht te bewaren in een dynamische en soms complexe werkomgeving
• Betrouwbaar, nauwkeurig en discreet in de omgang met vertrouwelijke (financiële) informatie
• Pré: kennis van gemeentelijke organisatiestructuren

Aansturing en werkcontext

Je maakt deel uit van het team en neemt deel aan interne overleggen. Je werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager; prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden door de organisatie vastgesteld. Vanwege continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders betreft het een structurele rol met volledige inbedding in het team.

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
2. Uiterlijk beschikbaar per 1 oktober 2026 voor 16 uur per week
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als administratief medewerker

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met het programma La Posta
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als administratief medewerker
• Aantoonbare werkervaring als administratief medewerker bij een gemeente of gemeentelijke organisatie
• Beschikbaar t/m december 2027 voor 16 uur per week
• Aantoonbare werkervaring met Outlook

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.