Administratief medewerker A

Administratief - Secretarieel Medewerker

Uren: 28–32 uur, hybride

Functieomschrijving

Als administratief en secretarieel medewerker zorg jij ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Dankzij jouw ondersteuning kunnen teammanagers, collega’s en projecten optimaal functioneren. Je draagt bij aan een goed georganiseerde dienstverlening voor inwoners, waaronder mensen die een beroep doen op bijstand en vluchtelingen die tijdelijk worden opgevangen. Het is een afwisselende en betekenisvolle functie waarin jouw organisatietalent impact heeft. Omdat het om een tijdelijke functie gaat, is het belangrijk dat je snel up-to-speed bent en zelfstandig je weg vindt binnen de organisatie.

Verdeling van werkzaamheden

• 80% secretariële werkzaamheden
• 20% administratieve ondersteuning, met name rondom bijstandsaanvragen

Kerntaken en verantwoordelijkheden

Secretariële ondersteuning

• Agendabeheer voor drie teammanagers
• Inplannen van (externe) afspraken en reserveren van vergaderruimtes
• Afhandelen van inkomende en uitgaande telefoontjes
• Organiseren van bloemen, gebak en attenties
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten, sessies en overleggen
• Wekelijks verzamelen van stukken (o.a. voor wethoudersoverleggen)
• Opstellen van agenda’s en conceptbesluitenlijsten
• Plaatsen en beheren van documenten in iBabs

Administratie & Frontoffice

• Ondersteunen bij het proces van bijstandsaanvragen en intakes
• Opvoeren van klanten in systemen
• Versturen van uitnodigingen en plannen van gesprekken
• Verdelen van intakes onder collega’s
• Afhandelen van telefoontjes en e-mails van inwoners
• Scan-, print- en archiveringswerkzaamheden
• Verwerken van betaalopdrachten

Cluster Vluchtelingenopvang

• Plannen en organiseren van overleggen
• Organiseren van bijeenkomsten binnen en buiten het gemeentehuis
• Administratieve ondersteuning bij werkzaamheden rondom de opvang van Oekraïense vluchtelingen

Wat jij meebrengt

• Je bent organisatorisch sterk, proactief en krijgt energie van plannen, regelen en ondersteunen
• Je legt verbinding tussen mensen, processen en werkzaamheden en communiceert gemakkelijk met verschillende doelgroepen
• Je behoudt overzicht, stelt prioriteiten en blijft rustig bij meerdere gelijktijdige zaken
• Je bent digitaal vaardig en werkt je snel in nieuwe systemen en werkwijzen in
• Je kunt zelfstandig werken en bent snel up-to-speed
• Opleiding: afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in administratieve of secretariële richting
• Ervaring als administratief en/of secretarieel medewerker
• Werkt nauwkeurig, schakelt soepel tussen werkzaamheden en communiceert duidelijk, professioneel en klantgericht (mondeling en schriftelijk)
• Betrouwbaar, flexibel en in staat prioriteiten te stellen

Eisen:

1. De kandidaat is aangeboden op basis van uitzenden
2. Kandidaat heeft minimaal afgeronde MBO opleiding

Wensen:

• Kandidaat heeft een afgeronde MBO opleiding in administratieve of secretariële richting
• Kandidaat heeft gemeentelijke ervaring
• Kandidaat heeft kennis van het plannen en organiseren binnen outlook. Graag toelichting hierop
• 5kandidaat heeft ervaring binnen secretariële rollen
• Geef aan waarom jullie vinden dat de kandidaat echt een spin in het web is en bij welke functies zij/hij zowel organisatorisch als administratief volledig in control was

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.