Administratief Medewerker Doorstroompunt

Administratief Medewerker (tijdelijk)

Opdracht

Rol: Je ondersteunt het team Leerplicht/Doorstroompunt door meldingen nauwkeurig te verwerken, administratieve processen te beheren, contact te onderhouden en bij te dragen aan een representatieve, efficiënte en transparante werkwijze. Je zorgt voor professionele ondersteuning zodat leerplichtambtenaren en doorstroomcoaches zich op hun wettelijke taken kunnen richten.

Taken

• Administratieve ondersteuning en beheer van werkprocessen
• Dagelijkse fysieke en representatieve ondersteuning van leerplichtambtenaren en doorstroomcoaches
• Verdelen van verzuim- en VSV-meldingen vanuit DUO
• Eerste onderzoek verrichten in werkprocessen ten behoeve van leerplicht- en RMC-wetten
• Monitoren van lopende vrijstellingen en hierop anticiperen
• Administratief afhandelen van processen-verbaal
• Uitvoeren van secretariële werkzaamheden voor het team
• Deelname aan werkoverleggen, intern en extern
• Opstellen van overzichten van verzuimmeldingen
• Onderzoeken van Burgerzaken-aanvragen en terugkoppelen aan leerplicht
• Ondersteunende werkzaamheden voor senior leerplicht, DSP, kwaliteitsmedewerker en manager
• Hand- en spandiensten voor LP/DSP
• Aanvullen van voorraden voor algemene administratieve afhandelingen
• Kennis toepassen van de wet WPG en daarop handelen
• Inkomende post ophalen en verwerken vanuit de J-schijf/Rijnja
• Beheer van de algemene mailbox en telefoon; communicatie en contactbeheer
• Inplannen van startgesprekken PO en schoolbezoeken PO
• Beantwoorden/registreren van enkelvoudige vragen van scholen, ouders, jeugdigen en ketenpartners en zo nodig doorverwijzen
• Opstellen van representatieve correspondentie (brieven, besluiten, uitnodigingen, begeleidende e-mails)
• Contact onderhouden met verzuimmedewerkers van scholen

Procesbeheer en kwaliteitsbijdrage

• Signaleren en melden van knelpunten in administratieve processen
• Actief meedenken en meewerken aan procesoptimalisatie (Lean werken)
• Bijdragen aan veranderprocessen en optimalisatie van veranderende vraagstukken
• Beheren van het zaaksysteem voor administratie

Planning, organisatie en teamondersteuning

• Fysieke aanwezigheid op kantoor
• Agendaplanning en reserveren van vergaderzalen/ruimtes
• Beheer van vakantierooster en verjaardagskalender
• Opstellen van overzichten van meldingen en verdeling onder medewerkers
• Bewaken van een gelijkmatige verdeling van meldingen (DSP, VSV, verzuim)

Resultaatafspraken

• Transparante, eerlijke en tijdige verdeling van DUO-meldingen
• Correcte en representatieve communicatie, intern en extern
• Actuele en volledige registratie in de systemen
• Efficiënte administratieve processen met aandacht voor verbetering
• Proactieve signalering van risico’s en knelpunten

Eisen:

1. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)
2. De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening
3. De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij)
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als administratief medewerker met RMC-wetgeving, VSV (Voortijdig Schoolverlaten) en de Wet van school
5. Bereidheid tot minimaal 75% fysieke aanwezigheid
6. Aantoonbare werkervaring met een klantregistratiesysteem in relatie met VSV
7. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau

Wensen:

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen het team Leerplicht en Doorstroompunt
• Aantoonbare werkervaring met een leerlingenvolgsysteem gekoppeld aan Doorstroompunt
• Aantoonbaar afgeronde administratieve of secretariële opleiding op minimaal mbo 4 niveau
• Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig beheren van administratieve dossiers en het bewaken van wettelijke termijnen

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.