Administratief Medewerker Doorstroompunt

Administratief Medewerker (tijdelijk)

Functieomschrijving

Rol: Je ondersteunt het team Leerplicht/Doorstroompunt door het nauwkeurig verwerken van meldingen, beheren van administratieve processen, onderhouden van contacten en bewaken van een representatieve, efficiënte en transparante werkwijze, zodat leerplichtambtenaren en doorstroomcoaches zich kunnen richten op hun wettelijke taken.

Taken

• Administratieve ondersteuning en uitvoeren van werkprocessen.
• Dagelijkse representatieve en fysieke ondersteuning van leerplichtambtenaren en doorstroomcoaches.
• Verdelen van verzuim- en VSV-meldingen vanuit DUO.
• Eerste onderzoek verrichten in werkprocessen t.b.v. leerplicht- en RMC-wetten.
• Monitoren van lopende vrijstellingen en hierop anticiperen.
• Administratief afhandelen van processen-verbaal.
• Secretariële werkzaamheden voor het team.
• Deelname aan interne en externe werkoverleggen.
• Verstrekken van overzichten over verzuimmeldingen.
• Onderzoeken van Burgerzaken-aanvragen en terugkoppelen aan leerplicht.
• Ondersteunende werkzaamheden voor senior leerplicht, DSP, kwaliteitsmedewerker en manager.
• Hand- en spandiensten voor LP/DSP; aanvullen van administratieve voorraden.
• Kennis van de wet WPG en handelen conform die wet.
• Inkomende post ophalen en verwerken vanuit de J-schijf/Rijnja.
• Beheren van algemene mailbox en telefoon; communicatie en contactbeheer.
• Inplannen van startgesprekken PO en schoolbezoeken PO.
• Beantwoorden/registreren van enkelvoudige vragen van scholen, ouders, jeugdigen en ketenpartners; zo nodig doorverwijzen.
• Opstellen van representatieve correspondentie (brieven, besluiten, uitnodigingen, begeleidende mails).
• Contact onderhouden met verzuimmedewerkers van scholen.

Procesbeheer en kwaliteitsbijdrage

• Signaleren en melden van knelpunten in administratieve processen.
• Actief meedenken en meewerken aan procesoptimalisatie (Lean werken).
• Bijdragen aan veranderproces en optimalisatie van veranderende vraagstukken.
• Beheer van het zaaksysteem voor administratie.

Planning, organisatie en teamondersteuning

• Fysieke aanwezigheid op kantoor.
• Agendaplanning en reserveren van vergaderzalen/ruimtes.
• Beheer van vakantierooster en verjaardagskalender.
• Maken van overzichten van meldingen en verdeling onder medewerkers; bewaken van gelijkmatige verdeling (DSP, VSV, verzuim).

Resultaten

• Transparante, eerlijke en tijdige verdeling van DUO-meldingen (ook van buitenscholen).
• Correcte en representatieve communicatie, intern en extern.
• Actuele en volledige registratie in de systemen.
• Efficiënte administratieve processen met oog voor verbetering.
• Proactieve signalering van risico’s en knelpunten.

Eisen:

1. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)
2. De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat zij gebruikmaken van een G-rekening
3. De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij
4. Aantoonbare werkervaring als administratief medewerker met RMC-wetgeving, VSV (Voortijdig Schoolverlaten) en de Wet van school
5. Bereidheid om 2 dagen per week fysiek aanwezig te zijn op het gemeentehuis
6. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau

Wensen:

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen het team Leerplicht en Doorstroompunt
• Aantoonbare werkervaring met een leerlingenvolgsysteem, gekoppeld aan Doorstroompunt
• Aantoonbaar afgeronde administratieve of secretariële opleiding op minimaal mbo 4 niveau
• Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig beheren van administratieve dossiers en het bewaken van de wettelijke termijnen

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.