Administratief Medewerker Leerplicht

Functie

Administratief medewerker (tijdelijk) ter ondersteuning van het team Leerplicht/Doorstroompunt.

Doel van de functie

Je ondersteunt het team Leerplicht door nauwkeurig meldingen te verwerken, administratieve processen te beheren, contacten te onderhouden en bij te dragen aan een representatieve, efficiënte en transparante werkwijze zodat leerplichtambtenaren en doorstroomcoaches zich kunnen richten op hun wettelijke taken.

Taken

Administratieve ondersteuning en werkprocessen

• Dagelijkse representatieve en fysieke ondersteuning van de leerplichtambtenaren.
• Verdelen van verzuimmeldingen vanuit DUO.
• Eerste onderzoeken verrichten in de werkprocessen ten behoeve van leerplichtwetten.
• Monitoren van lopende vrijstellingen en hierop anticiperen.
• Administratief afhandelen van processen-verbaal.
• Secretariële werkzaamheden voor het team uitvoeren.
• Deelname aan werkoverleggen, intern en extern.
• Overzichten verstrekken over verzuimmeldingen.
• Onderzoeken of Burgerzaken aanvragen kunnen terugkoppelen aan leerplicht.
• Ondersteunende werkzaamheden voor senior leerplicht, DSP, kwaliteitsmedewerker en manager.
• Hand- en spandiensten voor Leerplicht.
• Aanvullen van voorraden ten behoeve van algemene administratieve afhandelingen.
• Kennis van de wet WPG en hiernaar kunnen handelen.
• Inkomende post ophalen en verwerken vanuit de J-schijf/Rijnja.
• Beheren van het Zaaksysteem voor administratie.

Communicatie en contactbeheer

• Beheer van de algemene mailbox en telefoon.
• Inplannen van startgesprekken PO en schoolbezoeken PO.
• Enkelvoudige vragen van scholen, ouders, jeugdigen en ketenpartners afwegen, beantwoorden of registreren; indien nodig doorverwijzen.
• Opstellen van representatieve correspondentie (brieven, besluiten, uitnodigingen, begeleidende e-mails).
• Contact onderhouden met verzuimmedewerkers van scholen.

Procesbeheer en kwaliteitsbijdrage

• Signaleren en melden van knelpunten in administratieve processen.
• Actief meedenken en meewerken aan procesoptimalisatie (Lean werken).
• Bijdragen aan veranderprocessen en optimalisatie van veranderende vraagstukken.

Planning, organisatie en teamondersteuning

• Fysieke aanwezigheid op kantoor.
• Agendaplanning en reserveren van vergaderzalen/ruimtes.
• Beheer van vakantierooster en verjaardagskalender.
• Overzichten maken van meldingen en verdeling onder medewerkers; bewaken van een gelijkmatige verdeling.

Resultaatverantwoordelijkheden

• Transparante, eerlijke en tijdige verdeling van DUO-meldingen (ook van buitenscholen).
• Correcte en representatieve communicatie, intern en extern.
• Actuele en volledige registratie in systemen.
• Efficiënte administratieve processen met oog voor verbetering.
• Proactieve signalering van risico’s en knelpunten.

Eisen:

1. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)
2. De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening
3. De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij)
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als administratief medewerker met de Leerplichtwet
5. Bereidheid tot minimaal 75% fysieke aanwezigheid
6. Aantoonbare werkervaring met een klantregistratiesysteem in relatie met Leerplicht
7. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau

Wensen:

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen het team Leerplicht en Doorstroompunt
• Aantoonbare werkervaring met een leerlingenvolgsysteem, gekoppeld aan Leerplicht
• Aantoonbaar afgeronde administratieve of secretariële opleiding op minimaal mbo4-niveau
• Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig beheren van de administratieve dossiers en het bewaken van de wettelijke termijnen

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.