Adviseur/Projectleider Facilitaire Processen & Verhuizing Nieuw Stadhuis

Functie

Adviseur/Projectleider Facilitaire Processen & Verhuizing Nieuw Stadhuis — 16-32 uur per week

Doel van de opdracht

• Verder professionaliseren van de facilitaire organisatie: analyseren en optimaliseren van facilitaire processen, contracten en dienstverlening; opstellen en implementeren van verbetervoorstellen gericht op efficiëntie, kwaliteit en professionalisering; realiseren van financiële voordelen door optimalisatie en herinrichting.
• Voorbereiden en realiseren van de verhuizing naar het nieuwe stadhuis: gestructureerde voorbereiding en uitvoering van de verhuizing; coördinatie van facilitaire, logistieke en organisatorische aspecten; implementatie van toekomstbestendige facilitaire dienstverlening in de nieuwe huisvesting.

Taken en verantwoordelijkheden

• Verder professionaliseren van de facilitaire organisatie
  • Analyseren van bestaande facilitaire processen, contracten en werkzaamheden.
  • Vaststellen van knelpunten, risico's en inefficiënties.
  • Opstellen van verbetervoorstellen, procesoptimalisaties en implementatieplannen.
  • Adviseren over nieuwe facilitaire standaarden, concepten en werkwijzen.
  • Verbeteren van dienstverlening richting medewerkers, management, bezoekers en externe partners.
  • Afstemmen met interne stakeholders, MT, projectgroepen en vakteams.
• Voorbereiden van de verhuizing
  • Opstellen van een integraal verhuisplan: planning, risicoanalyse, budget, logistiek en communicatie.
  • Adviseren over inrichting van werkplekken, logistiek, opslag, dienstverlening en werkplekconcepten.
  • Coördinatie en afstemming met betrokken partijen en projectgroepen.
• Uitvoering van de verhuizing
  • Opstellen en bewaken van draaiboeken voor uitvoeringsdagen.
  • Coördineren van de verhuisdagen en bewaken van kwaliteit, planning en budget.
  • Oplossen van operationele knelpunten en borgen van veiligheid.
  • Coördineren van nazorg, restpunten en oplevering; evalueren en aanbevelen van verbeterpunten.
• Communicatie & stakeholdermanagement
  • Verzorgen van heldere rapportages richting management, stuur-/projectgroepen en stakeholders.
  • Bijdragen aan interne communicatie over verhuizing, werkplekconcepten en nieuwe processen.
  • Organiseren van instructies, rondleidingen en trainingen voor medewerkers.

Profiel

Opleiding & ervaring

• HBO/WO-niveau, bij voorkeur Facility Management, Bedrijfskunde of gelijkwaardig.
• Minimaal 5 jaar ervaring met facilitaire optimalisatie en/of verhuisprojecten.
• Aantoonbare ervaring met projectleiding in een facilitaire context.
• Ervaring met huisvestings- en verandertrajecten.
• Kennis van overheids-/gemeentelijke processen en relevante wet- en regelgeving is een pré.

Competenties

• Sterke analytische vaardigheden en procesgericht denken.
• Communicatief vaardig en organisatiesensitief.
• Stevig in de schoenen, overtuigend en verbindend.
• Projectmatig, gestructureerd en resultaatgericht.
• In staat om strategie om te zetten naar concrete uitvoering.
• Veranderingsgericht: in staat om mensen mee te nemen en draagvlak te creëren.

Praktische informatie

• Uren: 16-32 uur per week
• Thuiswerken: in overleg

Eisen:

1. De kandidaat heeft werkervaring bij een gemeente of overheid
2. De kandidaat past binnen het team (wordt tijdens evt. intakegesprek beoordeeld)
3. De gemeente Oosterhout behoudt zich het recht voor om, in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de aangeboden kandidaat, één of meerdere referenties te verifiëren en openbare social mediaprofielen te raadplegen. Door akkoord te geven op deze Bent u daarmee akkoord? (bij akkoord wordt aan de eis voldaan). Let op: Indien blijkt dat geen toestemming is verleend of dat referentiechecks en het raadplegen van openbare social mediaprofielen niet mogelijk zijn, kan dit leiden tot uitsluiting van verdere deelname aan deze procedure
4. De kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar ervaring met facilitaire optimalisatie en/of verhuisprojecten
5. De kandidaat heeft ervaring met aanbestedingen en leveranciersmanagement
6. De kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring in soortgelijke functie als projectleider facilitaire processen & verhuizing

Wensen:

• De kandidaat heeft minimaal een afgeronde HBO opleiding, bij voorkeur richting Facility of Bedrijfskunde
• De kandidaat heeft kennis van overheids-/gemeentelijke processen, wet- en regelgeving en aanbestedingsrichtlijnen
• De kandidaat heeft ervaring met soortgelijk project binnen een gemeente

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.