Ambtelijk Secretaris OR

Functietitel

Ambtelijk Secretaris (senior)

Functieomschrijving

Je ondersteunt structureel de ondernemingsraad en zijn commissies. Je werkt samen met het dagelijks bestuur en bent medeverantwoordelijk voor de ontwikkeling, implementatie en toepassing van efficiënte en effectieve medezeggenschapsprocessen, zodat de OR optimaal kan functioneren. Daarnaast ben je aanspreekpunt voor management en WOR-bestuurder op het gebied van medezeggenschap en het proces binnen besluitvorming.

Resultaatgebieden

• Inzicht: Onderzoeken en onderkennen van thema’s binnen en buiten de organisatie en vertalen naar OR-werk; analyseren van de werksituatie en adviseren over prioritering en planning.
• Processen en procedures: Begeleiden en adviseren bij behandeling van OR-onderwerpen; toezien op naleving van afspraken, besluitvorming en relevante wet- en regelgeving; zorgen dat basisdocumenten actueel zijn.
• Overleg en participatie: Bevorderen van dialoog tussen OR, commissies en betrokken partijen; ondersteunen en faciliteren bij het betrekken en raadplegen van medewerkers.
• Scholing: Signaleren van leerdoelen binnen de OR, samenwerken met trainingsinstituten, afstemmen van scholingsprogramma’s en voorlichting aan nieuwe leden.
• Informatie en beheer: Voorzien van relevante informatie, zorgen voor toegankelijke informatievoorziening en voldoen aan informatieverplichtingen; zorgdragen voor verslaglegging en archivering van OR-overleggen.

Niveau en profiel

Senior – hbo-niveau. Je bent breed georiënteerd, houdt rekening met interne en externe factoren en hebt naast uitvoerende werkzaamheden ook adviserende taken, onder meer:

• Procesmatig adviseren bij behandeling van advies- en instemmingsaanvragen;
• Advisering op groepsniveau over thema’s binnen het medezeggenschapsorgaan;
• Optimaliseren van groepsdynamiek en het verhogen van vergader-, feedback- en creatieve inbrengvaardigheden.

Concrete verantwoordelijkheden

• Notuleren van vergaderingen (vertrouwelijk) en verzorgen van verslaglegging;
• Notuleren zowel voor overlegvergaderingen als algemene OR-vergaderingen;
• Opstellen van vergaderschema’s en overzichten;
• Bewaken van gemaakte afspraken, actiepuntenlijsten en besluitenlijsten;
• Beheren en toegankelijk houden van het OR-archief; verzamelen en verstrekken van documentatie in afstemming met de secretaris;
• Bijdragen aan het jaarverslag van de OR;
• Beheren en actualiseren van informatie over de OR op intranet of verzorgen van andere publicaties ten behoeve van communicatie met de achterban;
• Bijdragen aan opstellen van advies-, instemming- en informatiebrieven;
• Eindredactie van brieven, verslagen en andere door de OR in concept aangeleverde stukken;
• Bijdragen aan opstelling van de begroting van de OR en bewaken van het OR-budget.

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
2. Aantoonbare werkervaring in de rol van ambtelijk secretaris/ondersteuner van de OR bij een overheidsorganisatie
3. Aantoonbaar bereid om aanwezig te zijn bij vergaderingen van de OR van de ODGM; deze vinden plaats op donderdag
4. Aantoonbare kennis van de WOR

Wensen:

• Aantoonbare afgeronde leergang 1, 2 en 3 Ambtelijk secretaris óf aantoonbare afgeronde leergang 1 en 2 en bereid om leergang 3 te halen
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van ambtelijk secretaris/ondersteuner van de OR bij een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Microsoft Teams, Excel, Word en Adobe InDesign
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.