Bestuurs- en Projectondersteuner

Functieomschrijving

Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning, onder andere bij vergaderingen en bijeenkomsten, en verstrekt informatie aan belanghebbenden. In voorkomende gevallen bied je ondersteuning aan het agendabeheer van de bestuurder.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Plannen en organiseren: Het plannen en organiseren van interne en externe bijeenkomsten en vergaderingen.
• Voorbereiding en uitvoering van vergaderingen: Voorbereiden van bijeenkomsten en vergaderingen van de OR, VR, Stuurgroep Projecten en projectvergaderingen; opstellen van agenda's, gereedmaken en verspreiden van vergaderstukken en notuleren van vergaderingen.
• Beoordeling van stukken: Beoordelen van vergaderstukken inclusief bijlagen op volledigheid en proactief actie ondernemen wanneer nodig.
• Aanspreekpunt: Fungeren als aanspreekpunt voor vragen over de status van stukken.
• Documentbeheer: Beheren van documentatie zoals projectplannen, rapportages en notulen en het opzetten van documentatiesystemen.
• Voortgangsrapportages: Voorbereiden en borgen dat voortgangsrapportages tijdig en met kwaliteit worden aangeleverd.

Samenwerking

Je maakt onderdeel uit van het bestuursbureau en stemt af met je collega’s op het bestuurssecretariaat.

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van secretarieel, administratief en/of organisatorisch
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse van de Raad van Bestuur
3. De kandidaat beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel schriftelijk als mondeling
4. Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office zoals; Word, Excel, Outlook, Teams en met een documentmanagementsysteem zoals; SharePoint en/of OneDrive

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van minstens drie grote en complexe projecten, waarbij de kandidaat verantwoordelijk was voor het coördineren van projectdocumentatie, het bijhouden van voortgangsrapportages én het organiseren van projectvergaderingen
• pnt
• Aantoonbare werkervaring met het plannen en organiseren van meerdere vergaderingen en projecten tegelijk, inclusief proactief signaleren van ontbrekende stukken
• pnt
• Aantoonbare werkervaring met het op duidelijke wijze terugkoppelen van documenten, dossiers en vergaderstukken
• pnt
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen van notulen, vergaderstukken en het beheren van projectdocumentatie
• pnt

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.