Bestuursecretaresse GS

Functieomschrijving

Als bestuurssecretaresse van Gedeputeerde Staten heb je veelzijdig werk. Je organiseert in- en externe bijeenkomsten en regelt alles tot in de puntjes: catering, reserveren van ruimtes en ontvangst van gasten. Je documenteert afspraken en benodigde informatie in iBabs. Wanneer de bestuurder naar het buitenland reist, boek jij reis en verblijf en zorg je voor goede ondersteuning op afstand. Je houdt agenda's nauwlettend in de gaten en plant afspraken tijdig en zorgvuldig. Bij last-minute afspraken schakel je de juiste partijen zodat de afspraak doorgaat. Je zoekt actief de verbinding met externen en fungeert als vraagbaak voor collega’s en afdelingen. Je signaleert inefficiënties en zet lijnen uit om processen te verbeteren. Je verzorgt soms notulen; notuleren is een plus.

Taken

• Organiseren van in- en externe bijeenkomsten (incl. catering, ruimtes en ontvangst)
• Documenteren van afspraken en informatie in iBabs
• Boeken van reizen en verblijf bij buitenlandse reizen van de bestuurder
• Ondersteunen van de bestuurder op afstand
• Beheren en plannen van agenda's; coördineren bij last-minute wijzigingen
• Contact en afstemming met externen en collega-afdelingen
• Signaleren van inefficiënties en opzetten van verbeterlijnen
• Notuleren bij sommige vergaderingen (pluspunt)

Gewenste eigenschappen

• Gestructureerd
• Vernieuwingsgericht
• Nauwkeurig en planmatig
• Proactief en verbindend in contact met externen
• Bereikbaar en vraagbaak voor collega’s en afdelingen
• Notuleren is een plus

Praktische informatie

Benodigd aantal professionals: 1

Beschikbare dagen: maandag, dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag

Eisen:

1. Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking
2. Minimaal een afgeronde opleiding op MBO niveau 4

Wensen:

• Een afgeronde opleiding op MBO- niveau 4 niveau bij voorkeur in de richting van secretarieel/office management
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld als ondersteuning van een College van B&W, Gedeputeerde Staten of vergelijkbaar
• Maandag, dinsdag, woensdag, vrijdag aanwezig op het provinciehuis in Lelystad
• Vijf dagen aanwezig op het provinciehuis
• Goede aantoonbare communicatieve vaardigheden in woord en geschrift. Je kunt overleggen notuleren, vermeld dit duidelijk in het cv)
• Aantoonbare werkervaring met het werken in Microsoft Office, bijvoorbeeld met ondersteunende administratieve werkzaamheden zoals agenda- en mailbeheer (Outlook), verslaglegging en opstellen zakelijke brieven :
• Aantoonbare werkervaring met iBabs is een pré evenals ervaring met het archiveringssysteem eDocs

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.