Bestuurssecretaresse

Functie

Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol. Je ondersteunt toegewezen bestuurs- en directieleden zodat zij zich kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken. Je zorgt dat processen soepel verlopen, houdt overzicht in een dynamische omgeving en handelt proactief en professioneel.

Taken

Belangrijkste taken:

• Proactief beheren en bewaken van agenda’s van burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en directieleden.
• Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren.
• Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning.
• Voorbereiden van de wekelijkse portefeuillehouderoverleggen, in samenwerking met bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en gemeentesecretaris.
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.
• Werken volgens uniforme werkwijze en deze snel eigen maken.
• Uitvoeren van complex agendabeheer en schakelen tussen verschillende werkzaamheden met nauwkeurigheid.

Opdracht

Hoofdtaken van de opdracht: Het uitwerken en opleveren van het inwerkprogramma voor het nieuwe bestuur.

Resultaat

Het eindproduct is compleet, onderbouwd en tijdig opgeleverd: een gedegen inwerkprogramma voor het nieuwe bestuur.

Randvoorwaarden

• Je werkt zelfstandig en stemt indien nodig af met betrokkenen binnen het team of opdrachtgever.
• Je levert het eindproduct op zonder hiërarchische aansturing of afhankelijkheid van het team.

Profiel

• Ervaring met complex agendabeheer; je schrikt niet van dynamische planning.
• Vertrouwd met werkzaamheden op het gebied van kabinetszaken.
• Nauwkeurig, proactief en professioneel in werkwijze.
• Je anticipeert op wat nodig is en handelt op het juiste moment.

Eisen:

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in een secretariële richting
2. Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke besluitvormingssystemen zoals; Notubox, iBabs of MS Office
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling
4. Minimaal voor 28 tot 32 uur per week beschikbaar voor de gehele duur en alle mogelijke verlengingen:

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring als bestuur secretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling
• Aantoonbare werkervaring met agendabeheer op bestuurlijk niveau voor wethouders en directie, waarbij verschillende agenda's op constructieve manier samenlopen, benoem duidelijke waar deze ervaring is opgedaan
• Aantoonbare werkervaring met het proactief ondersteunen en ontzorgen van bestuurders of directieleden. De kandidaat
• Aantoonbare werkervaring met samenwerken binnen een bestuurssecretariaat met verschillende interne stakeholders zoals bestuursadviseurs, directie en ambtelijke organisatie
• Aantoonbare werkervaring met de volgende competenties: politiek-bestuurlijke sensitiviteit, prioriteringsvermogen, stressbestendigheid en discretie. De kandidaat licht in het CV of een korte motivatie toe hoe deze competenties in eerdere functies zijn toegepast, de motivatie is geschreven door de kandidaat zelf

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.