Bestuurssecretaresse

Opdracht

Voor het bestuurssecretariaat zoeken wij een ervaren bestuurssecretaresse voor tijdelijke inhuur. Je ondersteunt één of meerdere bestuurders en draagt bij aan rust, structuur en overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving.

Werkzaamheden

Als bestuurssecretaresse ondersteun je één of meerdere bestuurders (wethouders en/of burgemeester) en fungeer je als spil tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties. De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer en prioritering van afspraken
• Coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom
• Voorbereiden van overleggen en zorgdragen voor volledige dossiers
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten (telefonisch, per e-mail en schriftelijk)
• Ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen (bijv. Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie)
• Coördinatie, uitvoering en ondersteuning bij werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen:
  • Adviseren: adviseren van voorstellers (aanvragers) over mogelijkheden en voorwaarden voor een lintje
  • Toetsen: beoordelen van binnengekomen voordrachten op volledigheid en inhoudelijke criteria
  • Dossieropbouw: opstellen van complete en zorgvuldig onderbouwde dossiers voor de burgemeester en de Kanselarij der Nederlandse Orden
  • Coördinatie: organiseren en coördineren van het proces rondom de jaarlijkse Lintjesregen en uitreikingen bij bijzondere gelegenheden
  • Communicatie: onderhouden van contact met voorstellers, ondersteuners en de Kanselarij

Eisen:

1. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi), incl. juiste SBI Code
2. Indien de opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, voldoet de inschrijver aan één van de onderstaande Beschikt over een geldige SNA-certificering (NEN 4400-1 of NEN 4400-2), of
3. Beschikt aantoonbaar over een gelijkwaardig alternatief, bestaande uit: een recente WKA-verklaring van de Belastingdienst, én
4. het gebruik van een G-rekening 5. Minimaal een aantoonbaar afgeronde mbo 4 opleiding
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent in een bestuurlijke omgeving

Wensen:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie
• Aantoobare werkervaring in de (secretariele en administratieve) ondersteuning van bestuurders, Beschrijf de ervaring van de kandidaat met het rechtstreeks ondersteunen van bestuurders, directieleden of concernmanagement
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau in een secretariële of managementondersteunende richting
• Beschikbaar per juni 2026 voor minimaal 24 uur tot 36 uur op in elk geval woensdag en/of vrijdag

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.