Bestuurssecretaresse

Opdracht

Rol: De bestuurssecretaresse ondersteunt één of meerdere bestuurders en draagt zorg voor een efficiënte en professionele ondersteuning van bestuurlijke processen. Je bent de verbindende schakel tussen bestuur, organisatie en externe relaties. Je zorgt voor overzicht, bewaakt voortgang en ondersteunt bij uiteenlopende secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je maakt onderdeel uit van het team Bestuursondersteuning en werkt nauw samen met collega-bestuurssecretaresses.

Werkzaamheden

• Beheren van complexe agenda’s van bestuurders
• Afstemmen van afspraken met interne en externe stakeholders
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten
• Verzorgen van vergaderstukken en bestuurlijke dossiers
• Verwerken van besluiten en documenten in iBabs
• Ondersteunen bij mailboxbeheer en correspondentie
• Notuleren van overleggen en bewaken van actiepunten
• Ondersteunen bij representatieve ontvangsten en bijeenkomsten
• Signaleren van knelpunten en bijdragen aan procesverbeteringen binnen de bestuursondersteuning

Resultaat van de opdracht

• Bestuurders zijn optimaal ondersteund in hun dagelijkse werkzaamheden
• Agenda’s, vergaderingen en bestuurlijke processen zijn zorgvuldig georganiseerd
• Bestuurlijke stukken zijn tijdig en correct verwerkt
• Acties en besluiten worden adequaat opgevolgd
• Continuïteit binnen de bestuursondersteuning is gewaarborgd

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een bestuurlijke of complexe organisatie. Licht dit duidelijk toe in het cv
3. Aantoonbare werkervaring met agendabeheer, notuleren en bestuurlijke ondersteuning
4. Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Teams en Excel), benoem duidelijk waar deze is opgedaan
5. Uiterlijk beschikbaar per 1 juli 2026 voor minimaal 24 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke of bestuurlijke organisatie
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke processen, besluitvorming en vergaderondersteuning
• Aantoonbare werkervaring met systemen zoals iBabs, Zaaksysteem of direct vergelijkbare bestuurlijke applicaties. Benoem duidelijk waar deze is opgedaan
• Aantoonbare werkervaringmet complex agendabeheer voor bestuurders of directieleden, licht dit duidelijk toe in het cv
• De kandidaat beschrijft in een aparte toelichting zijn/haar kennis en werkervaring. De beoordeling vindt plaats op: relevantie voor de opdracht, mate van onderbouwing, aansluiting op de praktijk

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.