Bestuurssecretaresse

Functie: Bestuurssecretaresse

Jij bent de onmisbare schakel in het hart van de organisatie. Met jouw proactieve houding en scherpe inzicht ondersteun je het bestuur en zorg je dat alles op rolletjes loopt, ook als het druk is of plannen veranderen.

Wat ga je doen?

Belangrijkste taken:

• Beheren van agenda’s en prioriteren op basis van inhoud en (politiek)-bestuurlijke verhoudingen.
• Verzorgen van vertrouwelijke correspondentie en snel schakelen bij agendawijzigingen.
• Voorbereiden van het wekelijkse directeurenoverleg: aanleveren van stukken en klaarmaken van de agenda.
• Eerste aanspreekpunt zijn voor collega’s en externe relaties.
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten en zorgen voor een gastvrije ontvangst.
• Bewaken van voortgang van afspraken en regelen van vervoer, etentjes en attenties.
• Signaleren van knelpunten in de planning, vooruit plannen en zorgen dat benodigde informatie tijdig beschikbaar is.

Wat neem je mee?

Persoonlijke eigenschappen:

• Doortastend, assertief en met een gezonde dosis humor.
• Goed kunnen relativeren en schakelen tussen verschillende belangen.
• Zorgvuldig met vertrouwelijke informatie en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.

Kennis en ervaring:

• Mbo+ of hbo werk- en denkniveau.
• Afgeronde secretariële opleiding (bijv. directiesecretaresse, managementassistent, officemanagement).
• Relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
• Digitale vaardigheden, o.a. in Outlook, Teams, I-babs, Word en Excel.
• Klantgerichtheid, resultaatgerichtheid en een positieve, proactieve werkhouding.

Team en werkomgeving

Je werkt binnen een directiesecretariaat en ondersteunt het bestuur. In het team ondersteunen we elkaar: bij ziekte of afwezigheid springen we bij waar nodig. Dit vraagt flexibiliteit in werkdagen en levert een hecht en betrouwbaar team op waarin je op elkaar kunt rekenen.

Cultuur

Iedereen wordt aangemoedigd zichzelf te laten zien, ideeën te delen en voor zichzelf op te komen. Er is begrip en aandacht voor iedereen; jouw kennis, ervaring en persoonlijkheid maken het verschil voor jezelf, je team en de stad.

Eisen:

1. Kandidaten die intern op deze aanvraag reageren krijgen bij gebleken geschiktheid voorrang op externe werving. In dat geval wordt de aanvraag geannuleerd. Met uw inschrijving bent u akkoord met deze eis
2. Inschrijver verklaart kennis te hebben genomen van de bijgevoegde 'Aanvullende arbeidsvoorwaarden / inlenersbeloning' en zal deze voorwaarden toepassen indien de opdracht aan inschrijver wordt gegund: Bekijk document (via Ctrl+Klik)
3. Uw kandidaat heeft minimaal een afgeronde secretariële MBO opleiding zoals directiesecretaresse, managementassistent of officemanagement
4. Uw kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring als bestuurssecretaresse
5. Uw kandidaat heeft aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse binnen een politiek-bestuurlijke omgeving. Deze ervaring is opgedaan binnen een overheidsorganisatie
6. Uw kandidaat is minimaal 3 dagen per week aanwezig op kantoor

Wensen:

• Uw kandidaat heeft bij voorkeur meer dan 10 jaar ervaring als bestuurssecretaresse in een overheidsorganisatie
• Uw kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare ervaring met de secretariële ondersteuning van een bestuurder binnen een gemeentelijke organisatie, zoals een wethouder of burgemeester
• Uw kandidaat kan starten op de startdatum van deze opdracht/aanvraag

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.