Bestuurssecretaresse

Opdracht

Voor het bestuurssecretariaat zoeken wij een ervaren bestuurssecretaresse voor tijdelijke inhuur. Jij ondersteunt het bestuur optimaal en draagt bij aan rust, structuur en overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving.

Werkzaamheden

Als bestuurssecretaresse ondersteun je één of meerdere bestuurders (wethouders en/of burgemeester) en fungeer je als spil tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer en prioritering van afspraken;
• Coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom;
• Voorbereiden van overleggen en zorgdragen voor volledige dossiers;
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten (telefonisch, per e-mail en schriftelijk);
• Ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen (bijv. Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie);
• Coördinatie, uitvoering en ondersteuning bij werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen. Als behandelaar Koninklijke Onderscheidingen ben je verantwoordelijk voor het volledige proces:
  • Adviseren: Je adviseert voorstellers (aanvragers) over de mogelijkheden en voorwaarden voor een lintje.
  • Toetsen: Je beoordeelt binnengekomen voordrachten op volledigheid en inhoudelijke criteria, zoals vrijwilligerswerk, bijzondere initiatieven en de duur daarvan.
  • Dossieropbouw: Je stelt complete en zorgvuldig onderbouwde dossiers op voor de burgemeester en de Kanselarij der Nederlandse Orden.
  • Coördinatie: Je organiseert en coördineert het proces rondom de jaarlijkse Lintjesregen en uitreikingen bij bijzondere gelegenheden.
  • Communicatie: Je onderhoudt contact met voorstellers, ondersteuners en de Kanselarij.

Eisen:

1. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi), incl. juiste SBI Code
2. Beschikt over een geldige SNA-certificering (NEN 4400-1 of NEN 4400-2)
3. Beschikt aantoonbaar over een gelijkwaardig alternatief, bestaande uit een recente WKA-verklaring van de Belastingdienst en het gebruik van een G-rekening
4. De inschrijver dient in de inschrijving expliciet aan te geven aan welke van bovenstaande opties wordt voldaan en dit te onderbouwen met bewijsstukken
5. Minimaal een afgeronde secretaresseopleiding
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistente
7. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie
8. Beschikbaar per 19 oktober 2026 voor minimaal 36 uur
9. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS Office 365

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van bestuurders, directieleden, managementteams en/of leidinggevenden
• Aantoonbare werkervaring met rechtstreekse ondersteuning van bestuurders, directieleden, managementteams of leidinggevenden
• Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig beheren van complexe agenda's van bestuurders, directieleden of managers en het organiseren en coördineren van overleggen, bijeenkomsten en evenementen
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie in een secretariële of managementondersteunende functie

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.