Coördinator Medewerker Academy

Functiedoel

Coördinator Medewerker Academy

Je bent de verbindende schakel binnen de Vitens Academy en zorgt voor een soepele uitvoering en doorontwikkeling van leer- en ontwikkelprocessen. Je combineert meewerkend coördinatorschap met expertise in opleidingsadministratie, systemen en dienstverlening, bewaakt kwaliteit en voortgang en bent het eerste aanspreekpunt voor complexe vraagstukken. Je draagt bij aan een efficiënt en toekomstbestendig leerlandschap dat aansluit bij de strategische koers.

Resultaatgebieden en verantwoordelijkheden

• Coördinatie & aansturing
  • Functioneel aansturen en begeleiden van het Academy-team
  • Verdelen, prioriteren en bewaken van werkzaamheden en deadlines
  • Bewaken van kwaliteit, uniformiteit en continuïteit van processen
  • Coachen en ondersteunen van teamleden in hun ontwikkeling
  • Eerste aanspreekpunt voor escalaties en complexe vragen
• Frontoffice & dienstverlening
  • Zorgdragen voor klantgerichte en professionele ondersteuning van medewerkers en management
  • Fungeren als aanspreekpunt voor vragen over opleidingsprocessen en systemen
  • Adviseren over opleidingsaanvragen en leeroplossingen
  • Borging van heldere communicatie richting stakeholders
• Backoffice & administratieve keten
  • Coördineren van de volledige opleidingsadministratie: aanvraag, registratie, uitvoering en evaluatie
  • Verantwoordelijk voor factuurverwerking en financiële afhandeling van opleidingsactiviteiten
  • Zorgdragen voor correcte vastlegging in SAP SuccessFactors en andere systemen
  • Afstemming met Finance en HR over financiële en administratieve processen
  • Bewaken van workflows en voortgang binnen het leerportaal
• Systemen & key-user rol
  • Key-user en doorontwikkelaar van SAP SuccessFactors (Learning) en aanverwante systemen
  • Signaleren, analyseren en oplossen van incidenten en verbetermogelijkheden
  • Aansturen van wijzigingen en afstemming met Functioneel Beheer en ICT
  • Begeleiden van gebruikers en uitvoeren van testen (GAT) bij wijzigingen
• Analyse & continu verbeteren
  • Analyseren van data rondom opleidingsactiviteiten, gebruik en trends
  • Signaleren van knelpunten en kansen in processen
  • Initiëren en implementeren van procesverbeteringen (digitalisering/automatisering)
  • Bijdragen aan verdere professionalisering van de Academy
• Content & communicatie
  • Zorgdragen voor actuele en toegankelijke informatie op intranet en leerplatform
  • Ondersteunen bij de inrichting van het opleidingsaanbod en leercontent
  • Bewaken van consistentie en kwaliteit van communicatie rondom leren en ontwikkelen
• Projecten & samenwerking
  • Actieve deelname aan organisatiebrede projecten binnen Leren & Ontwikkelen
  • Vertegenwoordigen van de Academy in overlegstructuren en projecten
  • Samenwerken met HR, lijnmanagement, Finance en ICT

Profiel (kennis en ervaring)

• Opleiding & niveau: HBO werk- en denkniveau
• Ervaring:
  • Aantoonbare ervaring in een coördinerende of leidinggevende rol (2+ jaar)
  • Ervaring met administratieve en financiële processen (facturatie)
  • Ervaring met SAP, bij voorkeur SuccessFactors Learning
  • Ervaring in een HR-, L&D- of servicegerichte omgeving is een pré

Competenties en persoonlijkheid

• Sterk in coördineren en prioriteren (helikopterview)
• Klantgericht en servicegericht met duidelijke communicatie
• Analytisch en gericht op verbeteren en optimaliseren
• Doortastend en besluitvaardig
• Verbindend en coachend richting collega’s
• Nauwkeurig en procesgericht
• Teamspeler die eigenaarschap neemt

Positionering

• Geeft functioneel leiding aan het Academy-team
• Rapporteert aan de Teammanager Vitens Academy
• Werkt intensief samen met HR, Finance en ICT

Wat deze rol uniek maakt

• Combineert operatie (meewerken), coördinatie en verbetering
• Centrale rol in de doorontwikkeling van leren en ontwikkelen binnen de organisatie
• Directe impact op kwaliteit, efficiëntie en gebruikerservaring van leerprocessen

Praktische informatie

• Inzet: 32 tot 40 uur per week
• Vereisten: Ervaring met SAP SuccessFactors en ervaring als leidinggevende
• Pré: Kennis van financiële administratie

Eisen:

1. HBO werk- en denkniveau
2. Aantoonbare ervaring in een coördinerende of leidinggevende rol (2+ jaar)
3. Ervaring met administratieve en financiële processen (facturatie)
4. Ervaring met SAP (bij voorkeur SuccessFactors Learning)
5. SAP SuccessFactors ervaring is een must
6. Ervaring als leidinggevende is een must

Wensen:

• Ervaring in een HR-, L&D- of servicegerichte omgeving is een pré
• SAP (bij voorkeur SuccessFactors Learning)
• Kennis van financiële administratie is een pré

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.