Coordinator subsidiebureau

Functieoverzicht

Deze functie bevat twee rollen in één: ongeveer 3/4 deel als subsidiecoördinator uitgaande subsidies en circa 1/4 deel als subsidiecoördinator inkomende subsidies (nieuw in te vullen rol).

Taken en verantwoordelijkheden

Subsidiecoördinator uitgaande subsidies

• Vormt de spil tussen subsidieaanvragers en de gemeentelijke organisatie; toetst iedere binnenkomende aanvraag vanaf het eerste contact op juridische, financiële en beleidsmatige randvoorwaarden.
• Filtert of vult onvolledige of niet-passende dossiers vroegtijdig aan, en zorgt dat beleids- en financiële collega’s alleen met complete, kansrijke aanvragen worden belast.
• Stelt beschikkingen (conceptbeschikkingen) op en toetst deze bij betrokken beleidsambtenaren, en draagt zo bij aan ontlasting van beleidsambtenaren.
• Waarborgt rechtmatigheid en transparantie door consequente toepassing van de Algemene wet bestuursrecht en lokale subsidieregelingen en door nauwkeurige vastlegging in het zaaksysteem.
• Biedt hoogwaardige dienstverlening aan aanvragers en subsidiebureau: ontvangstbevestigingen, snelle terugkoppeling over ontbrekende stukken en duidelijkheid over doorlooptijden.
• Bouwt relaties met maatschappelijke partners en levert stuurinformatie over doorlooptijden, budgetverdeling en maatschappelijke trends.
• Initieert procesverbetering en digitalisering: evalueert werkprocessen, formats en FAQ’s, en signaleert automatiseringskansen (bijv. webformulieren met automatische validatie).
• Beheert het subsidiebeleid en zorgt voor coherente besluitvorming door beschikkingen juridisch, beleidsinhoudelijk en financieel sluitend op te stellen en twijfelgevallen met collega’s te bespreken.

Subsidiecoördinator inkomende subsidies (nieuw)

• Signaleert en verzilvert externe financieringskansen en vertaalt deze naar concrete projecten; vormt de verbindende schakel tussen gemeentelijke initiatieven en provinciale, nationale en Europese subsidieregelingen.
• Koppelt initiatieven aan passende regelingen, met aandacht voor beleidsprioriteiten zoals leefbaarheid, energietransitie, cultuurhistorisch erfgoed en duurzame mobiliteit.
• Fungeert mogelijk als strategisch adviseur voor programmamanagers en projectleiders: toetst subsidiabiliteit, scherpt doelen en begrotingen aan en adviseert over partnerschappen.
• Kan het volledige aanvraagproces verzorgen: identificeren van regelingen, schrijven van aanvragen, verzamelen van bewijsstukken en afstemmen van bestuurlijke besluitvorming.
• Na toekenning bewaakt naleving van subsidievoorwaarden en informeert projectteams over rapportage- en administratieve verplichtingen.

Overige werkzaamheden

• Vernieuwen van verordeningen, omzetten van thematafels in verordeningen en opstellen van beleidsregels.
• Voorbereiden van een nieuwe opzet voor voorschriften en B&W-voorstel; nadenken over wensen en de wijze van bestuurlijke voorbespreking.
• Continu informeren van beleidsmedewerkers over AWB, ASV, controleverklaring en zaaktypes; aandacht voor inwerken van nieuw personeel.
• Afstemming taken subsidiebureau en financiën bij meerjarige betalingen en duidelijke afbakening van taken rond SISA.
• Beoordelen gevolgen van het staatssteunregister voor het werk van het subsidiebureau.
• Actueel houden van website, sjablonen en zaaktypes.
• Afstemmen van ondersteuning bij subsidieaanvragen bij provincie of andere organisaties en vaststellen wat de rol van het subsidiebureau is.
• Bespreken en verbeteren van termijnen, overschrijdingen bij aanvragers en interne beslistermijnen en benodigde verbetermaatregelen.

Wie zoeken we?

• Opleiding: minimaal afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur Bestuurskunde, Rechten of Finance & Control.
• Ervaring: relevante ervaring met subsidietrajecten en/of (semi-)publieke financieringsregelingen.
• Pré: kennis van AWB-regels met betrekking tot subsidies en ervaring met provinciale, nationale of Europese subsidieaanvragen.
• Vaardigheden: uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden; helder en overtuigend kunnen verwoorden van complexe vraagstukken.
• Werkstijl: nauwkeurig en gestructureerd; signaleert tijdig onvolledigheden of risico’s in dossiers en processen.
• Procesgericht: bewaakt doorlooptijden, stelt prioriteiten en houdt overzicht bij meerdere parallelle trajecten.
• Samenwerking: werkt prettig samen en schakelt soepel tussen financiële en beleidscollega’s.
• Omgevingsbewust: volgt ontwikkelingen en trends binnen subsidiebeleid en signaleert kansen voor procesverbetering en optimalisatie van formats en werkwijzen.
• Projectmatig werken: ervaring met projectmatig werken binnen (semi)publieke organisaties en comfortabel in een bestuurlijke context.
• Analytisch vermogen: sterke analytische vaardigheden en snel de verbinding leggen tussen beleidsambities en subsidiecriteria.
• Resultaatgericht: gefocust op het succesvol verwerven van middelen en het structureel versterken van de financiële armslag.

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
2. Aantoonbare werkervaring met subsidietrajecten en/of (semi-) publieke financieringsregelingen
3. Aantoonbare werkervaring met projectmatig werken binnen (semi) publieke organisatie of gemeente

Wensen:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als “Subsidiecoördinator”binnen een gemeente
• Aantoonbare werkervaring met AWB regels met betrekking tot subsidies en ervaring hebt met subsidieaanvragen bij provinciale, nationale of Europese fondsen
• Minimaal 2 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar met subsidietrajecten en/of (semi-) publieke financieringsregelingen.

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.