Directie assistent (32u)

Functie

Directie-assistent (tijdelijk)

Je ondersteunt drie strategisch managers door overzicht te houden, vooruit te kijken en actief mee te denken. Je fungeert als regisseur van hun agenda’s, maakt zelfstandig afwegingen binnen afgesproken kaders en signaleert knelpunten en verbeterkansen.

Wat ga je doen

• Beheren en coördineren van de agenda’s van drie strategisch managers; proactief signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen.
• Verbinden van agenda’s en leggen van verbanden tussen afspraken en prioriteiten; zelfstandig maken van planningskeuzes binnen afgesproken kaders.
• Plannen van overleggen en bewaken van samenhang en voortgang.
• Zorgen voor een goed ingerichte Teams-omgeving en bijdragen aan het zorgvuldig archiveren van belangrijke documenten.
• Bewaken en proactief opvolgen van acties, of ondersteuning bieden aan teamleden bij opvolging.
• Mailboxbeheer: filteren, prioriteren en beantwoorden van e-mails namens leden van het strategisch team.
• Fungeren als eerst aanspreekpunt voor medewerkers met oog voor vertrouwelijkheid, discretie en gevoelige dossiers.
• Verzorgen van correspondentie, rapportages, presentaties en managementinformatie op verzoek van het strategisch team.
• Organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen, inclusief ontvangst van gasten en tijdige beschikbaarstelling van stukken.
• Snel schakelen met interne en externe stakeholders en meedenken over optimalisatie van werkprocessen rondom agendabeheer en samenwerking.
• Signaleren wanneer zaken langs elkaar heen lopen en dit tijdig aankaarten bij de juiste persoon.

Wie zoeken we

• Een ervaren directie-assistent die overzicht houdt, vooruitdenkt en actief meedenkt.
• Iemand die als regisseur van agenda’s kan optreden en zelfstandig afwegingen maakt binnen afgesproken kaders.
• Vertrouwelijk, discreet en vaardig in het omgaan met gevoelige dossiers.
• Bekend met Teams en vaardig in mailboxbeheer, correspondentie en het opstellen van rapportages en presentaties.
• Snel schakelen met verschillende stakeholders en proactief signaleren van knelpunten en verbeterkansen.

Eisen:

1. Gewenst profiel
2. Hbo werk- en denkniveau
3. Ervaring als assistent in een complexe omgeving op directieniveau en daardoor organisatiesensitief
4. Sterk in plannen, organiseren en prioriteren
5. Uitstekende communicatieve vaardigheden
6. In staat om keuzes te maken en stevig te staan, met oog voor het zorgvuldig omgaan met de kostbare tijd van de leden van het strategisch team
7. In staat om nee te verkopen wanneer nodig, dit goed toe te lichten en – waar nodig – stevig te onderhandelen met externen over afspraken en deadlines
8. Schakelt makkelijk, denkt vooruit en houdt overzicht
9. Stressbestendig en flexibel waar nodig
10. Nauwkeurig, proactief en dienstverlenend
11. Integer en discreet in de omgang met gevoelige informatie
12. Veel op kantoor aanwezig, goed bereikbaar en in staat om aan te voelen wat er speelt
13. De opdracht draagt eraan bij dat de drie strategisch managers hun werkzaamheden effectief kunnen uitvoeren doordat agenda’s, prioriteiten, acties, overleggen, documenten en informatievoorziening goed georganiseerd zijn. De opdrachtnemer zorgt voor rust, overzicht en samenhang in een dynamische werkomgeving en helpt de werkwijze rondom agendabeheer en samenwerking verder te optimaliseren

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.