Directiesecretaresse -Financieel, Management en Inkoop

Functietitel

Directiesecretaresse voor de afdeling Financieel, Management en Inkoop

Functieomschrijving

Als directiesecretaresse ben jij de steun en toeverlaat van de directeur. Je werkt nauw samen met de directeur en managers binnen de sector en draagt bij aan de dagelijkse organisatie, communicatie en (bestuurlijke) afhandeling van zaken. Je mening en inzet worden gewaardeerd en je ervaart veranderingen binnen de sector van dichtbij. In deze zelfstandige en veeleisende rol is gedeeltelijk thuiswerken mogelijk.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van de directeur: beheren van mailbox en agenda, organiseren van bijeenkomsten.
• Voorbereiden van vergaderingen, heidagen en andere overleggen; waar nodig zorgen voor verslaglegging en opvolging van gemaakte afspraken.
• Zorgen dat bestuurlijke voorstellen van beleidsmedewerkers bij de directeur komen en zo nodig ondertekend worden.
• Aanmaken van inkooporders, doorzetten van klachten naar juiste persoon of afdeling, afhandelen van facturen en beheren van de Teams-site van de sector.
• Ondersteuning van afdelingsmanager/sectorcontroller, inclusief plannen van complexe afspraken en organiseren van afdelingsbijeenkomsten.
• Nauw samenwerken met de managementondersteuner van de sector.
• Ondersteunen van projecten binnen de sector en coördineren van interne communicatie via nieuwsbrief en D&B café.

Competenties

• Planmatig
• Organisatorisch vaardig
• Samenwerken en zelfstandig werken
• Flexibel
• Proactief

Beoordelingscriteria / Vereisten

• Opleiding: minimaal Mbo 4 richting Directiesecretaresse of Managementassistent.
• Ervaring: minimaal drie jaar in een soortgelijke functie, bij voorkeur bij een publieke organisatie.
• Vaardigheden: ervaring met Microsoft Office-toepassingen; bij voorkeur ervaring met financieel systeem ERPx en zaaksysteem Djuma.
• Beschikken over de genoemde competenties.

Aanvullende informatie

• Uren: 36 uur betreft een fulltime werkweek.
• CV graag in het Nederlands aanleveren.

Eisen:

1. Minimaal een Mbo 4 opleiding in de richting van Directiesecretaresse of Managementassistent
2. Minimaal drie jaar ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur bij een publieke organisatie
3. Ervaring met Microsoft Office-toepassingen en bij voorkeur met financieel systeem ERPx en zaaksysteem Djuma
4. De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd

Wensen:

• Minimaal een Mbo 4 opleiding in de richting van Directiesecretaresse of Managementassistent
• Minimaal drie jaar ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur bij een publieke organisatie
• Ervaring met Microsoft Office-toepassingen en bij voorkeur met financieel systeem ERPx en zaaksysteem Djuma

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.