Domeinmanager Bedrijfsvoering en Dienstverlening (Ad Interim)

Domeinmanager ad interim

Doel van de opdracht

• Hoofddoel: De basis van het domein Bedrijfsvoering en Dienstverlening op orde brengen.
• Concreet:
  • De drie vastgestelde visies vertalen naar een integrale strategie en een uitvoerbaar plan.
  • Structuur, overzicht en prioritering aanbrengen in werkzaamheden en capaciteit.
  • Het domeinmanagementteam (MT) ontwikkelen tot een sturend en samenhangend leiderschapsteam.
  • Zichtbare en duurzame verbetering realiseren in kwaliteit, samenhang en toekomstbestendigheid van bedrijfsvoering en dienstverlening.

Fase 1 - Analyse en positionering

• Inhoudelijke analyse
  • Analyse van processen, werkwijzen en governance binnen het domein.
  • Vaststellen waar niet wordt voldaan aan actuele wet- en regelgeving.
  • In kaart brengen van overlap, hiaten en versnippering tussen teams.
  • Analyse van de mate van centralisatie van bedrijfsvoeringstaken conform de visie.
• Capaciteits- en werkvoorraadanalyse
  • Volledig overzicht van structurele taken, projecten, verbetertrajecten en incidenten.
  • Inzicht in werkdruk, achterstanden en kwetsbaarheden.
  • Analyse van kwantitatieve en kwalitatieve personele capaciteit.
  • Voorstel voor prioritering en realistische fasering.
• Organisatie- en leiderschapsanalyse
  • Beoordeling van rolverdeling en taakafbakening binnen het domein.
  • Positionering en uitwerken van ontwikkelbehoefte van de vier teammanagers.
  • Analyse van samenwerking binnen het domein en met andere domeinen.
  • Betrekken van uitkomsten van medewerkerstevredenheidsonderzoek.
• Resultaat van fase 1
  • Oplevering van een integraal Strategisch Verbeter- en Uitvoeringsplan met heldere prioriteiten, concrete doelen en mijlpalen, governance- en sturingsafspraken, capaciteitsvoorstellen, risicoanalyse en KPI’s/meetbare resultaten.

Fase 2 - Realisatie en implementatie

• Basis op orde
  • Standaardiseren en vastleggen van kernprocessen.
  • Zorgen voor aantoonbare compliance met relevante wet- en regelgeving.
  • Inrichten van duidelijke proces- en eigenaarschapstructuren.
  • Creëren van samenhang tussen bedrijfsvoering, dienstverlening en informatievoorziening.
• Centrale organisatie bedrijfsvoering
  • Concretiseren van de centrale inrichting van bedrijfsvoeringstaken.
  • Verminderen van versnippering en dubbele werkzaamheden.
  • Heldere afspraken met andere domeinen over rollen, dienstverlening en serviceniveaus.
• Overzicht, prioritering en sturing
  • Inrichten van portfoliosturing op werkzaamheden en projecten.
  • Structurele planning- en controlcyclus binnen het domein.
  • Transparante capaciteits- en voortgangsrapportages.
  • Realistische prioritering in overleg met directie.
• Ontwikkeling van het domein-MT
  • Positioneren van de vier teammanagers in hun rol.
  • Ontwikkelen van het domein-MT tot een hecht en resultaatgericht team.
  • Heldere rol- en taakverdeling binnen het MT en versterking van integraal leiderschap.
  • Bevorderen van samenwerking en doorbreken van eilandvorming.
• Cultuur en leiderschap
  • Creëren van duidelijkheid, richting en rust.
  • Vergroten van eigenaarschap bij medewerkers.
  • Stimuleren van samenwerking over teamgrenzen heen.
  • Zichtbaar en verbindend leiderschap tonen.

Verwachte eindresultaten

• Een vastgesteld en grotendeels uitgevoerd integraal verbeterplan.
• Kernprocessen beschreven, geborgd en compliant.
• Een functionerende centrale bedrijfsvoeringsstructuur.
• Ingericht portfolio- en capaciteitsmanagement.
• Duidelijke prioritering en vermindering van achterstanden.
• Een stevig en goed functionerend domein-MT.
• Verbeterde medewerkerstevredenheid op thema’s leiderschap, samenwerking en informatievoorziening.
• Een overdraagbare en geborgde structuur voor de toekomstige vaste domeinmanager.

Mandaat en positionering

• Verantwoordelijkheden: Integraal verantwoordelijk voor het domein Bedrijfsvoering en Dienstverlening.
• Aansturing: Stuurt de vier teammanagers rechtstreeks aan.
• Verantwoording: Budgetverantwoordelijk binnen het domein en legt rechtstreeks verantwoording af aan de algemeen directeur.
• Positie: Maakt deel uit van het directieteam.

Gewenste kwalificaties en competenties

• Zichtbaar leiderschap en veranderkracht.
• Bestuurlijke sensitiviteit.
• Ervaring met organisatieontwikkeling binnen een gemeentelijke context.
• Ervaring met het vertalen van visies naar integrale strategieën en uitvoeringsplannen en het daadwerkelijk implementeren daarvan.

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal wo bachelor niveau in de richting van bedrijfskunde of vergelijkbaar
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van veranderprocessen, licht dit duidelijk toe in het cv
3. Uiterlijk beschikbaar per 1 april voor minimaal 32 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen

Wensen:

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als leidinggevende binnen een gemeentelijke organisatie
• Minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring in de afgelopen 6 jaar op het gebied van veranderprocessen binnen een overheidsorganisatie
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met organisatie ontwikkeling in gemeentelijke context

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.