Domeinsecretaris

Functietitel

Domeinsecretaris

Functieomschrijving

Je ondersteunt de directeur en het managementteam bij de bestuurlijke, organisatorische en strategische aansturing van het domein. Je opereert op het snijvlak van directie, management en organisatie en draagt bij aan een effectief en goed georganiseerd besluitvormingsproces. De rol vraagt om een stevige regisseur die overzicht houdt, verbanden legt en zorgt voor voortgang, kwaliteit en bestuurlijke sensitiviteit binnen een dynamische omgeving.

Belangrijkste taken

• Strategische ondersteuning
  • Ondersteunen van de concerndirecteur en het managementteam bij strategische vraagstukken
  • Ondersteunen van afdelingshoofden bij domeinbrede opgaven
  • Voorbereiden, coördineren en bewaken van bestuurlijke besluitvorming richting college, raad en directie
  • Signaleren van bestuurlijke, maatschappelijke en organisatorische ontwikkelingen met impact op het domein
• Adviseren over proces, planning, governance en bestuurlijke risico’s
  • Regie op planning en control
  • Bewaken van voortgang, kwaliteit en integraliteit van bestuurlijke stukken, collegevoorstellen en managementrapportages
  • Monitoren van actiepunten, deadlines en bestuurlijke afspraken
  • Zorgen voor samenhang tussen inhoud, financiën, capaciteit en bestuurlijke prioriteiten (samen met de business controller domein)
• Verbinding en samenwerking
  • Fungeren als verbindende schakel tussen bestuurssecretariaat, directie, management, programmateams en concernondersteuning
  • Voorbereiding van MT-overleggen, bestuurlijke tafels en strategische sessies
  • Bevorderen van integrale samenwerking binnen het domein en met andere domeinen
  • Afstemming met interne en externe stakeholders, waaronder samenwerkingspartners en verbonden partijen
• Proces- en organisatiecoördinatie
  • Regie voeren op complexe dossiers en domeinbrede trajecten
  • Structuur aanbrengen in besluitvorming, prioritering en governance
  • Ondersteunen bij organisatieontwikkeling, veranderopgaven en implementatietrajecten
  • Signaleren van knelpunten en proactief voorstellen doen voor proces- en samenwerkingsverbetering
• Bestuurlijke sensitiviteit en advisering
  • Politiek-bestuurlijke verhoudingen aanvoelen en daar naar handelen
  • Vertalen van bestuurlijke ambities naar concrete acties en werkbare processen
  • Sparringpartner zijn voor directie en management bij complexe of gevoelige vraagstukken

Wie zoeken wij?

• Een stevige regisseur die overzicht behoudt en voortgang en kwaliteit bewaakt
• Bestuurlijke sensitiviteit en het vermogen om politiek-bestuurlijke verhoudingen goed aan te voelen
• Ervaring met coördinatie van planning & control en integrale besluitvorming
• Verbindend vermogen en ervaring in samenwerking met verschillende bestuurlijke en bestuurlijk-ambtelijke partijen
• Sparringpartner voor directie en management bij complexe en gevoelige dossiers

Eisen:

1. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)
2. De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening
3. De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever (dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij)
4. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen een gemeentelijke organisatie
5. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
6. Uiterlijk beschikbaar per september 2026 voor 36 uur per week

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring als secretaris binnen een 100.000+ gemeente
• Aantoonbare werkervaring met besluitvormingsprocessen binnen een gemeente
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een gemeente of overheidsinstelling, in de rol van secretaris of directie/MT adviseur
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, coördineren én bewaken van bestuurlijke besluitvorming
• Aantoonbare werkervaring met het notuleren van vergaderingen, opstellen en bijhouden van een actielijst en het bewaken dat acties worden uitgevoerd

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.