Ervaren secretaresse van de burgemeester

Ervaren coördinerend secretaresse van de burgemeester — minimaal 32 uur per week

Als coördinerend secretaresse van de burgemeester zorg jij voor goede ondersteuning en overzicht. Je denkt vooruit, regelt zaken op tijd en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie, zodat de burgemeester zich kan richten op bestuurlijke taken. Je werkt in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is en werktijden kunnen buiten reguliere kantoortijden vallen.

Wat ga je doen?

• Ondersteuning burgemeester: Je ondersteunt de burgemeester bij dagelijkse werkzaamheden en bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Agenda- en mailboxbeheer: Je beheert de agenda van de burgemeester, de mailbox en de post en stelt duidelijke prioriteiten voor een goede planning.
• Vergaderingen en bijeenkomsten: Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten organisatorisch en administratief voor, verzorgt waar nodig verslaglegging, zet actiepunten uit en bewaakt de voortgang.
• Samenwerking en bestuurlijke ondersteuning: Je houdt overzicht, zorgt voor afstemming binnen de organisatie en werkt nauw samen met collega’s van andere afdelingen; je denkt actief mee met de burgemeester en draagt bij aan het realiseren van bestuurlijke ambities.
• Coördineren: Je coördineert inhoudelijk het team van bestuurssecretaresses (ongeveer 5 collega’s), stemt werkzaamheden af en zorgt voor samenhang in de ondersteuning.

Wat breng je mee?

• Opleiding en ervaring: Minimaal mbo werk- en denkniveau en een afgeronde relevante opleiding (bijvoorbeeld Schoevers of vergelijkbaar). Aantoonbare ervaring met secretariële en administratieve werkzaamheden, bij voorkeur als bestuurssecretaresse.
• Organisatietalent: Nauwkeurig, goed in plannen en organiseren en behoudt overzicht, ook onder druk.
• Proactieve houding: Je denkt vooruit, neemt initiatief en zorgt dat zaken tijdig en correct geregeld zijn.
• Communicatieve vaardigheden: Je communiceert correct, vriendelijk en duidelijk mondeling en schriftelijk; je durft beslissingen te nemen en staat stevig in je rol richting de burgemeester.
• Bestuurlijke sensitiviteit: Gevoel voor de dynamiek binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en professioneel omgaan met protocollen en bestuurlijke relaties.

Werkomstandigheden

• Geen standaard 9-tot-5-baan: werkzaamheden kunnen soms in de avonduren of in het weekend voorkomen vanwege uiteenlopende werktijden van de burgemeester.
• Dynamische werkomgeving waar geen dag hetzelfde is.

Eisen:

1. De aangeboden kandidaat is minimaal 32 uur per week beschikbaar (Duidelijk aangeven in CV)
2. De aangeboden kandidaat heeft bereidheid en mogelijkheid tot onregelmatige inzet (avonden/weekenden) (

Wensen:

• De aangeboden kandidaat heeft ervaring in een aantoonbare positie waarin men ervaring heeft in zelfstandig handelen en het prioriteren van complexe situaties. Handelt proactief en weet wanneer te escaleren in een vertrouwelijke of politieke gevoelige situatie
• De aangeboden kandidaat heeft recente aantoonbare ervaring in politiek-bestuurlijke omgeving ()
• De aangeboden kandidaat is direct beschikbaar na gunning. (Duidelijk aangeven in CV)

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.