Griffiemedewerker

Functieomschrijving

Als griffiemedewerker ben je het aanspreekpunt voor raads- en commissieleden en inwoners. Je beheert de raads- en commissieagenda’s en ondersteunt het raadsproces administratief, secretarieel en facilitair. Je zorgt ervoor dat de raad en commissies optimaal kunnen functioneren door het overzicht te bewaren achter de schermen van de vergadercyclus.

Jouw taken

• Secretariële werkzaamheden:
  • Administratief voorbereiden en afhandelen van documenten voor raads- en commissievergaderingen
  • Beheren van agenda’s en adressen
  • Beheren van de algemene griffiemailbox
  • Verwerken van documenten in het zaaksysteem (e-Suite) en plaatsen op het raadsinformatiesysteem (iBabs)
  • Redigeren en opmaken van documenten en brieven
  • Verwerken van facturen en presentielijsten van commissieleden
• Facilitaire en logistieke ondersteuning:
  • Beheer van reserveringen voor vergaderruimten
  • Logistieke ondersteuning bij raads- en commissievergaderingen en andere bijeenkomsten
  • Ondersteunen van informatiebijeenkomsten en raadsactiviteiten, zowel intern als extern
• Algemeen aanspreekpunt: Informatie verstrekken over producten en diensten van de griffie

Wie ben jij?

• Je maakt nieuw werk en systemen snel eigen en voelt je vlot thuis in een nieuw team
• Je communiceert gemakkelijk en beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands
• Je bent proactief, resultaatgericht en functioneert goed in teamverband
• Je werkt gestructureerd en hebt oog voor detail
• Je kunt prioriteiten stellen en goed werken onder tijdsdruk
• Je hebt gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen
• Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met administratieve kantoorapplicaties

Wat vragen wij van jou?

• Aantoonbaar MBO werk- en denkniveau
• Ruime ervaring en/of een relevante opleiding
• Ervaring met of affiniteit voor gemeentelijke besluitvormingsprocessen
• Ervaring met kantoorapplicaties zoals iBabs, e-Suite en MS Office is een pré

Overige informatie

Je bent één avond per maand beschikbaar voor raadsactiviteiten. Vrije dagen worden grotendeels opgenomen tijdens het reces van de gemeenteraad (schoolvakanties).

Eisen:

1. Kandidaat heeft aantoonbaar MBO werk- en denkniveau
2. Kandidaat heeft minimaal 2 jaar secretariële ervaring

Wensen:

• Kandidaat heeft een afgeronde HBO/WO opleiding
• Kandidaat heeft ervaring als griffiemedewerker
• Kandidaat heeft ervaring met of affiniteit voor gemeentelijke besluitvormingsprocessen, ligt toe
• Kandidaat heeft gemeentelijke ervaring
• Kandidaat heeft ervaring met de volgende applicaties: - iBabs - e-Suite - MS Office
• Hoe veel uur is de kandidaat per week beschikbaar?
• Kandidaat is beschikbaar voor een gesprek op donderdag 22 januari

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.