Interim Kwartiermaker Kabinetszaken

Functie

Kwartiermaker Kabinetszaken

Doel van de opdracht

Doel: Kabinetszaken stabiliseren, structureren en professionaliseren zodat er een heldere en overdraagbare basis ontstaat voor de verdere inrichting van het kabinet. Je brengt de bestaande situatie in kaart, ontwikkelt een passende inrichting en zorgt dat overeengekomen verbeteringen daadwerkelijk worden ingevoerd.

Rol en inzet

Je voert de opdracht zelfstandig uit en bepaalt binnen afgesproken kaders zelf de aanpak, volgorde en wijze van uitvoering. De inzet is tijdelijk en gericht op het realiseren van een concreet verander- en verbeterresultaat.

Gevraagde resultaten

• Analyse huidige situatie — Een analyse van taak- en rolverdeling, eigenaarschap, planning en prioritering, overlegstructuur, werkprocessen, budgettering en financiële sturing, samenwerking met aanpalende teams en kwetsbaarheden in continuïteit en kennisborging. De analyse bevat knelpunten, overlap, hiaten en verbetermogelijkheden.

• Advies toekomstige inrichting Kabinetszaken — Een concreet en uitvoerbaar advies met minimaal voorgestelde taak- en rolverdeling, verantwoordelijkheden en eigenaarschap, voorstel voor overleg- en afstemmingsstructuur, planning- en prioriteringssystematiek, inrichting van financieel overzicht en budgetbewaking, samenwerkingsafspraken, voorstel voor kennisborging en continuïteit, en prioriteiten voor eventuele vervolgfase.

• Implementatie eerste verbetermaatregelen — Waar besluitvorming plaatsvindt voer je verbeteringen direct door: invoeren of aanscherpen van werkafspraken, vastleggen van rollen en verantwoordelijkheden waar mogelijk, inrichten van werkbaar overleg- en planningsritme, inzichtelijk maken van eigenaarschap, beschikbaar maken van systematiek voor prioriteiten en voortgang, en realiseren van eerste verbeteringen in samenwerking met andere organisatieonderdelen.

• Financieel overzicht en beheersing — Een werkbare systematiek waarmee beschikbare budgetten inzichtelijk zijn, uitgaven gevolgd kunnen worden, financiële verplichtingen tijdig zichtbaar zijn en periodiek gestuurd kan worden op budget en prioriteiten.

• Borging en overdracht — Een overdraagbaar dossier met analyse, verbeterplan, gerealiseerde verbeteringen, vastgelegde werkafspraken, rollen en verantwoordelijkheden, planning- en overlegstructuur, financieel overzicht, resterende aandachtspunten en advies voor een eventuele vervolgfase, zodat de organisatie zelfstandig verder kan werken.

Inhoudelijke werkzaamheden

• Gesprekken voeren met betrokken medewerkers en stakeholders
• Bestaande werkprocessen en documenten analyseren
• Taken, verantwoordelijkheden en eigenaarschap inzichtelijk maken
• Knelpunten in samenwerking en werkprocessen analyseren
• Verbetermaatregelen ontwikkelen
• Werkprocessen, formats en overlegstructuren ontwerpen
• Implementatie van verbetermaatregelen begeleiden
• Budgetten en werkzaamheden inzichtelijk maken
• Kennisoverdracht organiseren
• Adviseren van teamleiding en andere betrokkenen

Vereiste praktijkkennis

Je hebt aantoonbare kennis van de dagelijkse kabinetspraktijk, waaronder ervaring met:

• Representatieve en protocollaire ondersteuning
• Koninklijke onderscheidingen
• Officiële ontvangsten en bestuurlijke bijeenkomsten
• Herdenkingen en ceremoniële activiteiten
• Bestuurlijke speeches en teksten
• Voorbereiding en begeleiding van activiteiten van burgemeester en/of wethouders

Zelfstandigheid en uitvoering

• Je bepaalt zelfstandig de wijze waarop de overeengekomen resultaten worden gerealiseerd en organiseert je eigen werkzaamheden en planning.
• Je wordt niet aangestuurd op aanwezigheid of dagelijkse uitvoering en ontvangt geen hiërarchische leiding.
• Je legt periodiek verantwoording af over voortgang en resultaten en wordt beoordeeld op de overeengekomen deliverables.

Eisen:

1. Een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau
2. Aantoonbare werkervaring met de dagelijkse praktijk van een bestuurlijk kabinet, bestuurssecretariaat bij een gemeente, provincie of waterschap
3. Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke communicatie, speechwriting, representatie of protocollaire ondersteuning van een bestuurder binnen een overheidsorganisatie
4. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten of verbeteren van werkprocessen, rolverdeling of overlegstructuren binnen een team of organisatieonderdeel, opgedaan bij een overheidsorganisatie en/of als zelfstandig ondernemer met eindverantwoordelijkheid
5. Aantoonbaar beschikbaar voor 32 uur per week gedurende de opdrachtperiode

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met het in kaart brengen van werkwijzen, rolverdeling, planning en budgettering van een team of organisatieonderdeel en het adviseren van leidinggevenden of bestuurders over verbetermaatregelen die zijn doorgevoerd
• Aantoonbare werkervaring met het inrichten of verbeteren van werkprocessen, overlegcycli, planning en rolverdeling binnen een organisatie
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen, beheren of inzichtelijk maken van budgetten en het bewaken van uitgaven, met eindverantwoordelijkheid
• Aantoonbare werkervaring met de dagelijkse praktijk van kabinets- of bestuursondersteuning, waaronder ceremoniële en protocollaire bijeenkomsten, representatieve activiteiten, speechwriting en communicatie rondom bestuurlijke evenementen
• Aantoonbare werkervaring met het leggen en onderhouden van samenwerking tussen een klein team en andere organisatieonderdelen, inclusief het vroegtijdig signaleren en oplossen van knelpunten in die samenwerking
• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente in de regio de Gelderse Vallei

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.