Interimmanager Informatiebeheer

Functie

Interimmanager Informatiebeheer

Je realiseert de transitie van traditioneel naar modern digitaal informatiebeheer, begeleidt medewerkers naar de nieuwe functie-eisen en voert een zorgvuldig beoordelingsproces uit.

Doel van de opdracht

• Een werkende team- en werkwijze-transitie naar modern digitaal informatiebeheer.
• Een aantoonbaar en begeleid ontwikkeltraject per medewerker richting de nieuwe functie-eisen.
• Een zorgvuldig en eenduidig beoordelingsproces met per medewerker een onderbouwd besluit: voldoet / voldoet nog niet (met vervolg) / passend alternatief (conform HR-beleid en wet- en regelgeving).

Scope

• Team Informatiebeheer: proces, takenpakket, kwaliteit en samenwerking met IV/ICT/FB/Privacy/Archief.
• Implementatie nieuwe functies: rolverdeling, verantwoordelijkheden en sturing op deliverables.
• HR-instrumentarium: ontwikkelpaden, begeleiding, vastlegging voortgang, beoordeling en besluitvorming.
• Randvoorwaarden: tooling/werkinstructies, kwaliteitskaders, KPI’s, governance en afstemming met management/HR.

Kernresultaten (deliverables)

A. Verander- en implementatieplan

• Nulmeting van huidige taken, prestaties, competenties, werkvoorraad en risico’s.
• Doelbeeld modern digitaal informatiebeheer (concreet: “zo werken we”).
• Implementatie-roadmap met fasering, afhankelijkheden, communicatie en risicobeheersing.
• Inrichtingskeuzes: taakverdeling, rolvastheid, overlegstructuur en escalaties.

B. Ontwikkelpaden & begeleiding

• Individueel ontwikkelplan per medewerker (skills-gap → leerdoelen → acties → meetpunten).
• Team-brede leerinterventies (training/coaching, learning-on-the-job).
• Periodieke voortgangscyclus met vastlegging en bewijsvoering.
• Borging via werkinstructies, kwaliteitscriteria en definities van “done” per deliverable.

C. Sturing op prestaties en kwaliteit

• KPI-set en dashboard (bijv. doorlooptijd, kwaliteit metadata, vindbaarheid, volledigheid dossiers, vernietiging/overbrenging, auditbevindingen).
• Kwaliteitsregie: steekproeven, reviews, verbeteracties en PDCA.
• Verbetering samenwerking met lijn/teams en proces-eigenaren.

D. Beoordeling en besluitvorming

• Uniform beoordelingskader: criteria, bewijs, normering en hoor/wederhoor.
• Dossiervorming en advies per medewerker (voldoet / voldoet nog niet / alternatieve inzet).
• Eindrapportage met bereikte resultaten, resterende risico’s en borging in de lijnorganisatie.
• Overdrachtsdossier en implementatie van het “nieuw normaal”.

Aanpak en governance

• Werkt in opdracht van het afdelingshoofd Informatievoorziening en stuurt functioneel op het team.
• Intensieve samenwerking met HR, management Informatievoorziening, Archief (intern/regionaal) en lijnmanagers.
• Hanteert een duidelijke ritmiek en rapportage- en escalatiepatroon (bijv. weekstart, periodieke rapportage, kwartaalreview, escalatiepad).

Succescriteria

• ≥90% van de beoogde teamdeliverables wordt structureel volgens de nieuwe werkwijze opgeleverd.
• 100% van de medewerkers heeft een vastgesteld ontwikkelplan en periodieke voortgangsregistratie.
• Beoordelingen per medewerker zijn tijdig, zorgvuldig, onderbouwd en conform HR-beleid uitgevoerd.
• Kwaliteitsindicatoren tonen aantoonbare verbetering (bijv. minder herstelwerk, betere vindbaarheid/metadata, minder auditbevindingen).

Eisen:

1. Een ervaren (interim)manager binnen de (lokale) overheid, met aantoonbare ervaring in teamherinrichting en HR-trajecten als plaatsingsprocedures, gesprekscyclus, ontwikkel- en verbetertrajecten
2. Thuis in de wereld van informatiebeheer en bekend met Archiefwet, Woo en AVG
3. Sterk in het voeren van lastige gesprekken, het maken van scherpe maar eerlijke beoordelingen en het neerzetten van een duidelijke koers
4. Resultaatgericht, organisatiesensitief, communicatief sterk en in staat om stevig én zorgvuldig op te treden
5. Afgeronde hbo-/wo-opleiding, bij voorkeur in de richting Bedrijfskunde, Bestuurskunde, HRM, Informatiemanagement of vergelijkbaar
6. Ruime leidinggevende ervaring (minimaal 7–10 jaar) binnen (bij voorkeur) een gemeentelijke of publieke organisatie
7. Een uitdagende interim opdracht van circa 12 maanden, met start op 1 april/mei 2026. Optie tot verlenging
8. Een opdrachtomvang van 3 a 4 dagen per week
9. Een omgeving waar informatiebeheer volop in ontwikkeling is en waar jouw expertise écht het verschil maakt

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.