Kwartiermaker Regio Zwolle Bureau

Opdracht

Als kwartiermaker werk je aan het realiseren van de juiste balans tussen continuïteit, de basis op orde en wendbaarheid van het Regio Zwolle Bureau. Je voert onderzoek uit, levert een ontwerp voor de bedrijfsvoering en inrichting van het bureau, implementeert onderdelen van dat ontwerp en pakt deels uitvoerend werk op.

Doel

Zorgen voor een duidelijke organisatie-inrichting en bedrijfsvoering die continuïteit en basis op orde waarborgt (financiën, inkoop, personele inzet, kwaliteitsmanagement) en tegelijkertijd de wendbaarheid voor regionale opgaven behoudt.

Kernactiviteiten

• Onderzoek: onderdompelen in de organisatie en analyseren van huidige inrichting, processen en samenwerkingen.
• Ontwerp: opleveren van een organisatieontwerp dat onder meer voorziet in:
  • duidelijke interne en externe organisatie-inrichting;
  • een basis op orde voor financiën, inkoop, opleiding en ontwikkeling, personele inzet (incl. externe inhuur) en kwaliteitsmanagement, met behoud van wendbaarheid;
  • rolduidelijkheid binnen het bureau en richting samenwerkingspartners;
  • een managementstructuur waarin de secretaris-directeur zich richt op eindverantwoordelijkheid, strategie en externe rol;
  • verduidelijking van de verbinding met de gemeente Zwolle en situaties waarin die verbinding expliciet niet mogelijk of gewenst is;
  • vastlegging dat de secretaris-directeur de enige hiërarchisch leidinggevende is met mandaat voor het ondertekenen van overeenkomsten.
• Implementatie: inventariseren van vervolgstappen voor uitvoering van het ontwerp en (op onderdelen) implementeren in afstemming met de secretaris-directeur en de organisatieadviseur van de gemeente Zwolle.
• Uitvoerend werk: tijdelijk ontlasten van secretaris-directeur en programmamanagers door concrete uitvoerende taken op te pakken (zie specificatie hieronder).

Specifieke uitvoerende taken

• Implementatie regieafdeling: uitvoering van het besluit dat Regio Zwolle een regieafdeling van de gemeente Zwolle is, inclusief verbinding en organisatie van overheaddiensten en expliciteren van afwijkingen van werkwijze gemeente Zwolle met onderbouwing en eventuele besluitvorming.
• Financieel management (basis op orde):
  • opstellen van voortgangsrapportages en verantwoording;
  • bijdragen aan de regiobegroting (financiële paragraaf);
  • opstellen van meerjarige begroting en financiële strategie in afstemming met het netwerk;
  • afspraken over financiën met partners.
• Kwaliteitsmanagement:
  • opstellen van voortgangsrapportages;
  • optimaliseren van de PDCA-cyclus.

Samenwerking

Je werkt in opdracht van de secretaris-directeur van Regio Zwolle en stemt af met collega’s van het Regio Zwolle Bureau en met de organisatieadviseur, financiën en business control van de gemeente Zwolle.

Overig

Het is mogelijk dat uit het ontwerp een structurele rol ontstaat die door de uitvoerder van deze opdracht ingevuld kan worden.

Eisen:

1. Minimaal twee jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen vijf jaar m.b.t. onderzoek en maken van een ontwerp voor een organisatie-inrichting,dit is toegelicht met concrete voorbeelden in de werkervaring
2. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar methet ontwerpen of opzetten van een organisatie-inrichting en het implementeren daarvan
3. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaarwaarbij sprake was een financieel gerelateerde opdracht, de inhoud van de opdracht is uitgewerkt met concrete voorbeelden
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als kwartiermaker, programmamanager of projectmanager bij een overheidsinstelling

Wensen:

• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen een netwerk-organisatie of samenwerkingsverband
• Aantoonbare werkervaring methet ontwerpen of opzetten van een organisatie-inrichting en het implementeren bij een gemeente
• De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom door de ervaring en competenties de kandidaat geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf
• Aantoonbare werkervaring met het optimaliseren van een PDCA cyclus bij een gemeente
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaringmet het ontwerpen of opzetten van een organisatie-inrichting en het implementeren daarvan bij een overheidsinstelling

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.