Management Assistent

Functie

Als professional binnen het secretariaat ondersteun je directeuren, afdelingshoofden en teammanagers door het verrichten van reguliere, structurele secretariële werkzaamheden.

Belangrijkste taken

• Secretariële ondersteuning: complex agendabeheer, mailboxbeheer en het prioriteren van afspraken en werkzaamheden.
• Overleggen en bijeenkomsten: organiseren, voorbereiden en faciliteren, inclusief reserveren van vergaderruimten en verzorgen van faciliteiten.
• Administratie en communicatie: afhandelen van inkomende en uitgaande post, telefoonverkeer en overige administratieve werkzaamheden.
• Ontzorgen van leidinggevenden: proactieve ondersteuning in de dagelijkse uitvoering van hun werkzaamheden.
• Procesbewaking: bewaken van de werkvoorraad en voortgang van reguliere secretariële processen.
• Bijdrage aan organisatieactiviteiten: ondersteunen van gemeentebrede activiteiten en organisatorische werkzaamheden voortvloeiend uit de reguliere bedrijfsvoering.
• Samenwerking: samenwerken met collega’s binnen het secretariaat en bijdragen aan een efficiënte en continue dienstverlening.

Eisen:

1. Een aantoonbaar afgeronde opleiding mbo niveau 4 in een secretariële richting
2. Aantoonbaar verantwoordelijk geweest voor het organiseren, voorbereiden en faciliteren van vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten, inclusief verslaglegging, reserveringen en afstemming met deelnemers
3. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse
4. Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig beheren van complexe agenda's en mailboxen van meerdere leidinggevenden binnen een dynamische organisatieomgeving

Wensen:

• Uiterlijk beschikbaar per 24 augustus 2026 voor gemiddeld 24 uur per week
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer en ondersteuning van meerdere managers, directieleden of bestuurders tegelijkertijd
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke, (semi)overheids- of politiek-bestuurlijke organisatie
• Aantoonbare werkervaring binnen een secretariaat waarbij sprake was van onderlinge vervanging, gezamenlijke werkvoorraad en samenwerking ten behoeve van de continuïteit van de dienstverlening
• Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een complexe organisatie

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.