Managementassistent college van Gedeputeerde staten

Functieomschrijving

Als managementassistent van een bestuurder ben jij de verbindende factor tussen de bestuurder, interne collega’s en externe contacten. Je regisseert de agenda van de bestuurder, verzorgt correspondentie en zorgt dat de bestuurder tijdig beschikt over benodigde stukken en informatie. Het betreft een tijdelijke functie binnen een team van collega’s.

Taken en verantwoordelijkheden

• Agenda- en afsprakenbeheer: plannen, bewaken en signaleren van afspraken; vervanging binnen het team waar nodig.
• E-mailbeheer: verzorgen van e-mailcorrespondentie in Outlook.
• Voorbereiding en distributie stukken: zorgen dat de bestuurder alle benodigde informatie en stukken ontvangt.
• Organisatie vergaderingen: regelen van vergaderzalen, faciliteiten, telefonische conferenties en bijeenkomsten.
• Contactbeheer: actief afstemmen met betrokken collega’s en externe partijen; verwijzen van persvragen.
• Representatie en uitnodigingen: wekelijks plaatsen van bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerken van beslissingen van het college.
• Vervoer en declaraties: plannen van dienstauto’s en taxi’s, zorgen voor juiste gegevens (adres, P-kaarten) en bijhouden van declaraties.
• Overleggen: deelnemen aan wekelijks teamoverleg en portefeuilleoverleg; vastleggen van afspraken en agendapunten.
• Samenwerking: nauw samenwerken met communicatieadviseur en bestuursadviseur; meedenken met de bestuurder.

Werkwijze en tools

• Je werkt voornamelijk met Outlook en iBabs; incidenteel met PowerPoint voor presentaties en speeches.
• Je werkt binnen een team van circa 10 collega’s; er vindt maandelijks werkoverleg plaats.

Wie zoeken we?

• Je bent dienstverlenend en klantvriendelijk richting externen en collega’s, met oog voor resultaat.
• Je houdt van hectiek en hoge werkdruk en kunt goed prioriteren en improviseren onder tijdsdruk.
• Je neemt initiatief, bent assertief, oplossingsgericht en kunt zelfstandig keuzes maken.
• Flexibiliteit en geen “9–5” mentaliteit.
• Afgemaakte relevante MBO+/HBO-opleiding en meerdere jaren ervaring met vergelijkbare werkzaamheden.
• Goede beheersing van Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
• Goede beheersing van het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent representatief, zorgvuldig en hebt oog voor de politiek-bestuurlijke omgeving.

Eisen:

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 3
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent
3. Aantoonbare werkervaring met MS Office
4. Kandidaat is flexibel inzetbaar buiten reguliere kantoortijden wanneer de werkzaamheden daarom vragen

Wensen:

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent bij een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen
• Aantoonbare werkervaring met het bewaken en verzamelen van vergaderstukken, informatie en actiepunten
• Aantoonbare werkervaring met praktische en organisatorische ondersteuning, zoals vervoer, faciliteiten, declaraties en representatieve aangelegenheden
• Aantoonbare werkervaring met iBabs

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.