Managementassistent Wethouder

Functieomschrijving

Als ervaren managementassistent ondersteun je een wethouder en zorg je ervoor dat de werkweek soepel en gestructureerd verloopt. Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer, bewaakt de planning en vervult een afschermfunctie. Je handelt zelfstandig interne en externe telefoongesprekken af, beheert en prioriteert de mailbox en zorgt dat vergaderstukken en relevante informatie tijdig en compleet beschikbaar zijn. Je fungeert als schakel tussen de wethouder, inwoners, collega's en externe contacten.

Werkzaamheden

Belangrijkste taken:

• Ondersteunen van de wethouder bij de dagelijkse werkzaamheden
• Beheren van een complexe bestuurlijke agenda en bewaken van afspraken en verplichtingen
• Structureren en prioriteren van de werkweek van de wethouder
• Signaleren van knelpunten en tijdig anticiperen op wijzigingen in de planning
• Zelfstandig afhandelen van interne en externe telefoongesprekken
• Vervullen van een afschermfunctie richting de wethouder
• Fungeren als schakel tussen de wethouder en inwoners, collega's en externe contacten
• Beheren en prioriteren van de mailbox van de wethouder en beoordelen welke zaken directe opvolging vragen
• Verzamelen, ordenen en bewaken van vergaderstukken en zorgen voor een complete digitale vergadermap
• Zorgvuldig omgaan met politiek en bestuurlijk gevoelige informatie
• Proactief signaleren wat nodig is om de wethouder optimaal te ondersteunen
• Waar nodig vervangen van collega's binnen het bestuurssecretariaat en gezamenlijk verantwoordelijkheid dragen voor de ondersteuning van het College

Gewenst profiel

• Ervaren managementassistent, gewend te werken op directie- of bestuurlijk niveau
• Discretie en politieke/bestuurlijke sensitiviteit
• Proactieve houding en zelfstandig kunnen werken
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om te prioriteren
• Omgaan met vertrouwelijke en politiek gevoelige informatie

Eisen:

1. Beschikbaar voor 24 tot 30 uur per week gedurende de looptijd van de opdracht
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie
3. Aantoonbare ervaring met ondersteuning op directie- en/of bestuurlijk niveau
4. Minimaal mbo+-werk- en denkniveau
5. Aantoonbare ervaring met complex agendobeheer
6. Digitaal vaardig en aantoonbare ervaring met Outlook en Office

Wensen:

• Meer dan 3 jaar aantoonbare ervaring als managementassistent, directieassistent of in een vergelijkbare functie
• Ervaring met ondersteuning binnen een politiek-bestuurlijke omgeving
• Ervaring met complex agendebeheer op directie- en/of bestuurlijk niveau
• Aantoonbare ervaring met het zelfstandig afhandelen van interne en externe contacten en het vervullen van een afschermfunctie
• Ervaring met Notubiz en/of vergelijkbare systemen binnen een bestuurlijke omgeving
• Aantoonbare ervaring met het snel eigen maken van nieuwe digitale systemen

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.