Managementondersteuner Bestuurlijke Zaken (Asiel & Migratie)

Functie

Rol: Als Managementondersteuner Bestuurlijke Zaken ondersteun je de Secretaris en Adviseur Asiel & Migratie van de Commissaris van de Koning. Je bent een onmisbare schakel in de dagelijkse ondersteuning en zorgt ervoor dat werkzaamheden, afspraken en processen efficiënt en zorgvuldig verlopen.

Profiel

Ben jij een proactieve, nauwkeurige en dienstverlenende managementondersteuner die graag werkt in een bestuurlijke omgeving? Ben je sterk in organiseren, houd je overzicht en kun je snel schakelen wanneer de actualiteit daarom vraagt?

Verantwoordelijkheden

• Complex agendabeheer en het plannen, wijzigen en bewaken van afspraken.
• Mailboxbeheer: beoordelen, prioriteren, afhandelen en uitzetten van e-mails.
• Voorbereiden van overleggen, bestuurlijke bijeenkomsten, werkbezoeken en afspraken.
• Notuleren van vergaderingen en het opstellen en bewaken van actie- en besluitenlijsten.
• Beheren, actualiseren en aanvullen van logboeken, dossiers en administratieve registraties.
• Verwerken, controleren en archiveren van documenten en ontvangen informatie.
• Opstellen, redigeren en verwerken van correspondentie, notities en andere bestuurlijke stukken.
• Bewaken van deadlines en opvolgen van gemaakte afspraken.
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief praktische voorbereiding.
• Onderhouden van contacten met interne collega’s en externe partners, zoals gemeenten, ministeries, veiligheidsregio’s en andere samenwerkingsorganisaties.
• Signaleren van knelpunten en actief bijdragen aan een efficiënte ondersteuning.
• Verrichten van overige secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden.

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner, bestuurssecretaresse of directiesecretaresse
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer en administratieve ondersteuning
4. Aantoonbare werkervaring met Microsoft Outlook, Word, Excel, Teams en digitale documentbeheersystemen

Wensen:

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke of politiek sensitieve communicatie
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner bij een overheidsinstelling
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van overleggen, bestuurlijke bijeenkomsten, werkbezoeken en afspraken
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met communicatie met interne collega’s en externe partners, zoals gemeenten, ministeries, veiligheidsregio’s en andere samenwerkingsorganisaties

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.