Medewerker bestuurssecretariaat

Functieomschrijving

Als Medewerker bestuurssecretariaat ondersteun je de burgemeester, drie wethouders en de gemeentesecretaris van de gemeente Doesburg. Je bent onmisbaar in het bieden van ondersteuning en weet precies waar en wanneer je nodig bent. Je handelt zelfstandig zaken af, maakt goede inschattingen van prioriteiten en weet wanneer je vragen binnen de organisatie moet uitzetten. Onder alle omstandigheden houd je het overzicht en zie je wat er moet gebeuren zonder dat hier expliciet om gevraagd wordt.

Je verzorgt secretariële en administratieve ondersteuning, signaleert, plant vooruit en denkt actief mee. Je werkt nauw samen met de andere medewerker van het bestuurssecretariaat en vervangt elkaar wanneer nodig. Je bent het eerste aanspreekpunt voor het maken van interne en externe afspraken en beheert het agendabeheer efficiënt. Informatiestromen controleer en stroomlijn je, en je ontvangt afspraken gastvrij en professioneel.

Voor vergaderingen ga je geordend te werk, verzamel je stukken en stel je de agenda op. Ook ben je inzetbaar voor de voorbereiding en begeleiding van bestuurlijke en representatieve aangelegenheden. Kortom, je verricht alle voorkomende werkzaamheden binnen een bestuurssecretariaat.

Jouw taken

• Verzorgt complex agendabeheer voor burgemeester, wethouders en gemeentesecretaris.
• Bewaken van planningen, actiepunten en termijnen.
• Zorgen dat collega’s tijdig de juiste stukken aanleveren in ibabs.
• Ondersteunen bij het voorbereiden en opvolgen van afspraken en besluiten van het college.

Wie ben jij?

Je bent een representatieve en proactieve persoonlijkheid met een hands-on mentaliteit. Je kunt goed prioriteiten stellen, grenzen bewaken en verbanden leggen. Je beschikt over een natuurlijk gevoel voor verhoudingen en bent servicegericht, attent en flexibel. Je gaat zorgvuldig om met de vertrouwelijkheid die de functie met zich meebrengt.

Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk. Organiseren en plannen zijn jouw sterke kanten. Het bestuur kan blind op jou vertrouwen en weet dat het werk bij jou in goede handen is. Afwachten is niets voor jou; je houdt van aanpakken.

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuurssecretaresse
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een ondersteunende functie bij een overheidsinstelling
4. Aantoonbare werkervaring met iBabs
5. Uiterlijk beschikbaar per 15 januari 2026 voor 32 tot 36 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen
6. Aantoonbaar bereid om minimaal 3 dagen per week op locatie aanwezig te zijn tijdens kantoor uren

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met iBabs in de afgelopen 5 jaar
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het organiseren van bijeenkomsten

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.